簡論如何改進專案的溝通

許多專家都認為資訊系統專案的失敗的重要原因是溝通的失敗。溝通是人與人之間傳遞和交通資訊的過程，對於專案取得成功是必不可少的。掌握溝通模型、溝通渠道、溝通方法、溝通型別與溝通障礙等基本知識有利於加強對專案溝通管理的認識。

為了改善專案的溝通，可以使用專案管理資訊系統輔助溝通，建立溝通基礎結構和使用專案溝通模板。溝通需要把握好一些基本原則，專案經理和專案團隊應發展更好的溝通技能，認識和把握人際溝通風格，進行良好的衝突管理是衝突向有利的方向發展。

那麼如何在專案管理實際工作中，作好專案的溝通工作呢？

1) 使用專案管理資訊系統pmis輔助溝通

pmis是用於收集、綜合、分析專案管理過程輸出的工具和技術。通常用來支援專案從啟動到收尾的各方面工作。 it企業必須結合企業實際情況，按照專案管理方**，結合資訊管理系統的自身特點，讓pmis能更好地為專案管理服務，加強專案控制與專案組建的資訊溝通。

2）建立溝通基礎結構和相關資訊傳遞與分發流程

溝通基礎結構是一套工具、技術和原則，為專案的資訊傳遞提供乙個基礎。並通過此基礎結構將相關資訊流暢地、完整地基於相關流程傳遞、分發到各個環節。

3) 使用專案溝通模板

為使專案中日常溝通更容易，組織專案管理部門需要為一般的專案溝通建立一些範例和模板.(如專案章程、績效報告等)

4) 把握專案溝通的基本原則

為提高溝通效率和效果，需要把握以下一些基本原則

溝通內外有別;非正式的溝通有助於關係的融洽；採用對方能接受的溝通風格；溝通公升級原則；掃除溝通的障礙

5) 發展更好的溝通技能

領導階層要幫助專案成員通過溝通技能培訓來改善溝通

6) 認識和把握人際溝通風格

針對不同溝通風格（理想型、實踐型、表現型、理性型）的人，個性化定製，採用對方喜歡的方式去溝通。

7）進行良好的衝突管理

衝突管理是利用溝通技能創造性地處理專案衝突藝術。在資訊系統專案中，衝突可能**於不同方面，可能來自於專案內部，也可能來自於組織內其他專案。常見的衝突包括：進度、專案優先順序、資源、技術、管理過程、成本和個人衝突等。專案經理要開發和利用人力資源與溝通技能來幫助識別和減少專案的衝突。

8）召開高效的會議

會議是專案溝通的一種重要形式。乙個成功、高效的會議能成為鼓勵專案團隊建立和加強對專案的期望、任務、關係和責任的工具。