關於協同軟體產生的原因，許多文章已經有所闡述。對於協同軟體的追本溯源，各人有個人的見解，不期望短時間內得到統一。但對於協同軟體從人類起源到自然進化的角度去理解，似乎與現有協同軟體相關的協同思想有些偏離。
「協同」一詞在漢語字典裡的解釋很簡單：互相配合，正因為這個簡單的解釋給了大家很大的想像空間，特別是一些沒有真正從事協同軟體具體工作的人，很容易望文生義。從字面的理解來看，互相配合的協作，確實與人類的產生與發展息息相關，從這個角度談協同的起源，雖然有其合理性，但對於協同軟體本身的研究沒有太多借鑑意義。
從應用軟體本身的角度來看，應用軟體走向協同，有以下兩個最為重要的原因：
一、資訊孤島與網路普及
資訊化在中國走過了將近
30個年頭，雖然取得了巨大成就，一大批企事業單位通過資訊化建設和管理軟體的應用，提高了工作效率和管理能力，但是同樣有乙個不容忽視的重大問題是：資訊孤島！幾乎每個實施了資訊化的單位，都存在不同程度的資訊孤島，甚至可以說：資訊孤島不是存不存在，而是存在程度深淺的問題。舉個最為簡單的例子，在辦公自動化中應用最為普遍的
office
字表編輯軟體，絕大部分都缺乏協同性，不能在多人、多組織間按一定的規則合理地流轉。除此之外，人事與財務、設計與生產等各個管理系統之間的資訊孤島，也是普遍存在。
參考產品競爭力位居國內第一的復旦協達的研究資料，資訊孤島主要包括以下三個資訊斷層：
1、個人或者事務層。即個人自己的資訊存在斷層，例如工作無法自動安排日程，個人的資訊、文件資料與具體的工作事務間缺乏關聯；
2、團隊或者組織層。即團隊或者組織所屬成員間，缺乏有效的資訊溝通與關聯，特別是對於多人共同處理的一些事務，這一斷層的存在極大地影響了工作效率。
3、社會或者產業層。即同一社會區域間的不同組織單位、同屬乙個產業鏈的上下游廠商、企業與**職能單位、各個不同的職能單位，之間都存在資訊溝通不暢、協作性不高的情況。
面對資訊孤島，網路技術的興起與應用似乎成為最為有效的解決方法。確實，包括區域網和網際網路在內的網路技術，使資訊孤島在技術上具備消除的可能，但在現實應用中，網路技術如果不結合協同軟體，對資訊孤島的消除幫助極其有限，因為在網路上「聯網」的往往是單項應用或者單個部門，如網路財務等等，許多資訊、應用業務、組織成員之間並沒有聯網，更談不上基於網路的協作。特別是一些非結構化資料的連線與協作，在協同軟體出現前，沒有像企業資源計畫（
erp）那樣有深入的理論研究和體系化的應用推廣，因此在應用上也比較紊亂，還缺乏比較紮實的理論基礎和應用規範，如：公文管理、檔案管理、知識管理等等。
事實上，非結構化資訊資料的協作與資源計畫管理一樣重要，來自國際知名研究機構
gartner
的報告表明：一家不具備協作性質的公司，只能對僅僅
20%的企業資源進行真正的優化與管理。而另外
80%網路技術特別是第二代網際網路
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的興起，使基於網際網路技術的協作具備了技術基礎，互動與誠信成為
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的顯著特徵。在網際網路上看新聞、發郵件等單向的、以資訊為中心的應用，已經轉變為在網上處理辦公事務、進行商務往來等，互動的、基於團隊和群組的協作。協同軟體因為網路的普及，特別是
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的興起，而具備了更多應用基礎，協達於新近推出的***協同軟體就充分體現了
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的應用理念。
二、「知易行難」與管理執行力
進入
21世紀後，我們所處的生活環境和經濟環境產生了巨大變化。與此相適應，企業和行政事業單位的管理環境也不同以往，內部的管理變革隨之產生。在管理工作中，企業單位一直關注的是建立和提公升自身的核心競爭力，這也是企業單位永恆的乙個話題。除企業以外，由於執政觀念的改變，**職能有了重新定位，各個區域或者城市之間，開始搶奪人才、資金，以促進本地區的經濟發展與和諧社會環境建設。這些有限的人才與資金的獲取，與企業對於有限的社會利潤的獲取一樣，存在激烈的競爭。
提公升競爭力是企事業單位為提公升工作績效的核心之一，如何提公升競爭力，前兩年大家更多的是從提公升戰略決策力著眼。為了提公升戰略決策能力，許多單位花了不少的人力、物力，企業單位實施
erp系統，就是個典型的例子。
erp軟體作為乙個以計畫為核心思想的管理軟體，能夠提公升企業對於內外部經濟資源的計畫、分析，以縮短交貨週期和產品開發周期、降低企業庫存和企業內耗，從而提公升企業對內外部管理環境的準確判斷，提公升自身競爭力和經濟效益。
但是，乙個不容忽視的事實是：許多企事業單位的戰略和決策依據的獲取並不困難，只是有時獲取方式、途徑、速度存在少許的不一樣，而執行力卻成為困擾企事業單位管理者的難題。
「知易行難」已經成為企事業單位，在管理中普遍存的情況。
erp軟體以及**單位所使用的傳統的業務管理軟體，解決的是乙個「知」的問題，即通過資料的統計分析告訴應用單位該去做什麼，而協同軟體解決的是乙個「行」的問題，即通過軟體告訴每個操作者應去怎麼做。保羅
-托馬斯和大衛
-伯恩的《執行力》一書中，明確指出：如果執行力缺失，再完美的策略也會隨時崩潰；而優秀的執行力，卻可以隨時彌補策略的缺陷，取得良好的效果。同時該書還指出：管理中的戰略、人員、業務三大流程對於執行力的作用舉足輕重。從復旦協達等國內主流的協同軟體產品來看，流程管理恰恰是協同軟體的主要應用功能。從管理學的角度，復旦協達等協同軟體的流程管理部分，主要做了三個方面的事情：
l乙個是讓執行者負責地做事，這是組織、人員的流程資源繫結；
l其次是流程的節點步驟管理，即這一步做什麼、下一步做什麼，這是為了避免流程紊亂，使管理有層次和秩序，是為了正確地做事；
l再次是節點的活動管理，即定義該節點做什麼事、如何做，這是為了使流程參與者正確地做事，從而提公升工作效率。
協同軟體作為管理軟體的一種，主要是為了滿足管理工作的需要。從管理學角度看，提公升執行力，解決在管理中「知易行難」的問題，是協同軟體產生並廣受青睞的另乙個重要根源。
作者簡介
付勇，中國協同軟體博士後工作站負責人、上海市**職業教育中心評審專家、復旦大學客座教授。付勇先生在cc、
km、cpc、
cpm等協同領域和
soa、
crm、
scm、
erp等資訊化技術及應用領域，具有豐富的實踐經驗和深厚的理論修養，主持及參與編纂了《面向服務架構
-soa
》、《辦公事務實訓》、《會計電算化教程》、《物流及**鏈管理》等專著，在國家級**發表專業學術**
50多篇，部分專著已成為國家教委指定的高校教材。付勇先生具有超過
16年的管理軟體從業經驗，曾經在大型國企擔任
cio，並在多家知名管理軟體企業擔任區域總經理、市場總監、高階副總裁等管理職務。
2004
年，付勇先生聯合復旦大學教學科研力量，參與建立協達，並任首席應用顧問至今。
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