實施erp與專案監理的關係實際上是一種很明確的依賴關係。假如乙個企業應用實施erp系統但沒有很好地進行專案監理的話,那麼,實施的效果就會大打折扣。一般來講,由於以下幾個原因,應用erp系統需要實施專案監理:
企業在此之前沒有實施大型管理系統的經驗;
erp系統將涉及到企業各個業務管理部門;
erp系統的實施週期一般會在半年到兩年之間。
所以,從注重erp系統的實施效果出發,企業必須認真考慮專案實施監理的問題。所謂專案實施監理,主要是指在整個專案實施過程中(包括開始前的準備階段和完成後的評估階段)對專案實施中所涉及到的各種資源和所達到的目標進行監督控制。因為企業實施e rp系統實際上是乙個管理工程,由於企業缺乏大型管理系統的實施經驗,可能會導致過程失控;由於erp系統涉及到企業的各個管理部門,可能會在實施過程中產生一些問題和阻力,這就需要進行協調;由於完整實施erp系統需要較長的實施週期和較多的資源投入,這就需要進行周密的計畫和控制。
因此,企業在實施erp系統時,有幾個要點是不能忽視的,第一是認真按照自己的要求選型;第二是注重培訓;第三是需要**商的支援和按照實施方法進行實施;第四是不能忽視專案實施監理。對於第四點,目前一些企業很少考慮到,因此,本文將著重對此進行討論。
具體來講,專案實施監理要做的工作有以下幾點:
1. 對專案實施計畫和目標進行把關
在專案開始啟動之際,需要制定出專案的實施計畫和目標。如果企業對erp專案的實施結果不滿意,實際上就說明實施結果和計畫目標有差異。一般來說,造成這種差異的原因有以下幾個:
* 在專案開始之前存在著太高的期望值,即使充分努力也達不到預期結果;
* 對實施的困難估計不足,在遇到困難時無法面對並克服,而達不到預期結果;
* 對實施所需的各種資源估計不足,由於資源的原因而達不到預期的結果;
* 由於合作夥伴的原因,使實施達不到預期的結果;
* 實施計畫和目標沒有得到高層領導的批准。
要解決這些問題,首先必須認真負責地制定出專案實施的計畫和目標,其次是必須對專案實施計畫和目標進行把關,分析並確認這個計畫與目標是合理的和切實可行的,這是專案監理的第一步。實際上,要做到這一點,主要是看專案實施計畫與目標是否至少包含以下幾個主要內容:
* 專案實施的總目標;
* 專案實施的各個階段定義和分階段目標;
* 達到這些分階段目標的時間表;
* 達到這些目標所需要的資源保證,以及達到每乙個目標的責任者;
* 評價達到這些目標的標準和方法;
* 高層領導批准了這一計畫和目標。
2. 監督和控制投入的各種資源以及達到的目標
當乙個切實可行的實施計畫和目標被制定和批准以後,如何監督和控制實施過程就成了乙個重要問題。根據許多專案中的實施經驗,基本上可以這樣講,很少有哪乙個專案是完全按照實施計畫進行的,因為再好的計畫也不可能預見到所有的問題並事先制定出對策。所以,對實施過程的監督和控制,主要著眼於以下幾個方面:
* 要使使用者和合作夥伴都明白計畫是嚴肅的;
* 計畫既是嚴肅的,但也是可以調整的,調整計畫必須合理並得到高層領導的批准;
* 化整為零,按每乙個實施的小階段對投入的資源和達到的目標進行監督控制;
* 發生問題是正常的,不控制問題是不正常的;
* 控制問題的方式有:追究責任、調整資源、改變方法、調整計畫、停止計畫。
在專案的實施過程中,監督和控制的依據是計畫和目標,監督和控制的目的是要使實施工作按計畫進行並達到預期的目標。當有問題發生時,其直接的表現就是實施結果偏離了原來的計畫和目標,在這種情況下,專案監理的工作就是要及早發現這種偏離,並分析原因。如果是因為原來的計畫和目標制定得不合理,或者發生了預料之外的情況而又無法克服,這樣就必須調整計畫和目標。如果不是原來計畫和目標的問題,則一定是資源的問題,這裡所講的資源是指廣義的資源,如時間、人力、資金、技術和工具等。企業在實施er p專案時,資源發生問題是最常見的,而好的專案監理可以在問題開始發生時就發現問題,並懂得如何分清責任,以及如何及時控制資源的合理投入。
3. 評判系統實施結果
評判系統實施結果是指專案監理對整個專案的實施過程和結果進行分析和評判。一般來講,有不少企業不太重視專案監理對erp系統實施結果進行的分析和評判,這可能有幾個原因:
* 自己對實施結果不滿意,擔心分析和評判會暴露出更多的問題;
* 希望早些結束專案實施;
* 比較公正和有經驗的分析評判者不多;
* 一般的分析和評判對企業的形象沒有直接的好處,可能還要花錢。
實際上,從專案監理的角度出發,對erp系統的實施結果進行分析和評判是必要的,因為進行分析和評判的目的是要使企業和系統實施人員知道以下幾點:
* 整個系統實施工作和計畫目標的吻合程度;
* 系統的實施效果;
* 系統還需要提高的方面;
* 從中總結出一套適合本企業的大型管理系統的實施方法。
在實際工作中,這種分析和評判可以分階段進行,但是在整個系統實施完成以後,應該進行一次總的分析和評判。
綜上所述,專案實施監理將直接影響到企業實施應用erp的結果好壞。專案監理這一角色的責任是相當大的,對其要求也是相當高的。擔當專案監理角色的人員,應該是有經驗的、比較公正的和負責任的。對正在實施或已經實施erp系統的企業來說,在以上三個主要方面進行專案監理不容忽視。
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