在當今無邊界組織的商業背景下,企業與員工關係已經轉化為聯盟關係,以往通過工作場所、勞動合同等約束的形式已經逐步弱化,管理行為空前複雜,oa正是將乙個個散點整合起來的看不見的手。那麼,推動oa發展的核心要素是什麼?中國oa到底是如何發展起來的,分哪些階段?以後將去向何處?
一、oa發展的驅動力
辦公自動化(oa,office automation)其主要使命是依託計算機技術,提高計畫、組織、領導、控制等管理行為的效率和效果。因此,oa的成長有兩個引擎:一方面是硬性技術的不斷更新,另一方則是管理活動複雜性和重要性的持續提高。二者從可能性和必要性上共同推進oa的演變與發展。
二、中國oa的發展階段
(一)點—單一個體與機器的鏈結
上個世紀80年代初,計算機剛剛起步,在中國經濟體制和發展階段的影響下,**部門開始推行無紙化辦公。主要表現形式是檔案管理,這個時代的oa關注的是個體,以office為代表。可以理解為機器代替了部分的手工工作,而對於人與人之間的連線作用尚未體現。鑑於面向個人的軟體相對業務比較單一,可以簡單地表示為乙個點。
(二)線—單一審批流程
到了80-90年代,隨著計算機技術的進一步發展,**正式開啟辦公自動化建設,完成了公文審批的辦公自動化。
在這個階段,組織結構大多以直線職能模式為主,因此管理的主要內容就是審批。將紙質流程搬到計算機上,節約了時間成本,一定程度上提高了工作效率。但由於「線與線」之間的交集較少,未能體現出1+1>2的增值優勢。因此,這個階段的管理流程呈現的就是乙個乙個審批人的串。在oa的質量或業務上表現的就是一條線。
(三)面—橫、縱向工作流打通
98年開始,oa開始進入企業。以「內部工作流協同」為切入點,實現企業「人、事、物、系統」等資源的全協同,這一階段oa系統的真正商業模式開始開啟,企業購買使用oa系統是其商業模式(私有部署)。
這個階段湧現出大批oa廠商,泛微、致遠、金和、華天動力、藍凌等(凡是現在存活的oa廠商企業規模都比較大),但企業採購的目標還是以滿足基本的辦公需求為主。
管理形態上逐步實現公文流轉、流程審批、文件管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞發布等,在橫向和縱向上共同發揮作用。
oa表現為審批流和協作流同時存在,為進一步發展形成基礎框架。
(四)體—多方協同
協同的概念是泛微韋利東昇華oa而來的。在該階段oa真正進入了百家爭鳴階段,無論是泛微的矩陣是管理還是致遠的多組織管理模型、二元化工作流都進入完善階段。此時的oa也成為企業必不可少的一部分,成為企業真正意義上的神經網路。員工進入公司第一件事情就是開啟協同工具,了解最新的企業資訊,待辦事項,企業內部的所有「人、事、物」都在oa上完美排程,而外部第三方的應用只有接入oa才能更好的發揮作用。
(通過worktile工作台檢視每日工作安排)
在協作迴圈和管理形態上表現為乙個多重迴圈體,這2個迴圈體並不是孤立存在的,而是相互融合相互關聯的,舉個例子:
公司有乙個專案在進行,那此時的二重迴圈是:
協作迴圈:專案內成員協作開發(研發人員、產品經理、設計師)
(研發專案中每個人都有不同角色,並對應不同許可權)
管理迴圈:成員考勤、成員入職、離職、活動經費申請、合同簽訂等
(協作之外也要有企業管理功能)
oa表現為乙個體,包括:
「密度」——安全性、互動性、穩定性;
「長度」——可擴充套件、可深入性;
「寬度」——涵蓋管理職能、內容的廣泛性;
「高度」——組織架構、業務規模。
m(質量) = ρ(密度)[安全、使用者體驗、併發數、穩定性] * 長[可擴充套件性、隨企業伸縮] * 寬[審批、流程、hr] * 高[組織架構的規模]另外,移動裝置的盛行對oa也產生了影響,但筆者認為,它對當前階段oa的影響更多的是形式是方式上的從空間上將oa擴大化,並非性質上的影響,就像第一階段機器一定程度上取代人工一樣,更多的是為oa進一步深層次的發展做好準備,積蓄能量。
三、oa的未來——生態
網際網路發展到此刻,還沒有完全進入生態的階段,但是大資料、區塊鏈已經鋪好了前進的道路,愈演愈烈的商業競爭對管理的高要求更是推動oa發展的原動力。因此,oa的生態階段只是時間的問題。
進入生態後的企業就像乙個個小的生命體,為了生存按照一定的規則運轉,形成生態鏈。
現階段的傳統oa已經走到盡頭,網際網路巨頭進入企業協作市場,進一步刺激傳統oa企業變革,最近致遠的「蜂巢計畫」是最直接的體現,一方面是企業在變革,另一方反應的是oa正在向生態轉變。
在協作迴圈和管理迴圈表現為:企業內既有協作迴圈也有管理迴圈,企業作為乙個個體即遵守企業與企業之間的協作迴圈,也遵守生態鏈的管理迴圈。
oa可能會表現為乙個個阿公尺巴(一種蟲子,稻盛和夫的阿公尺巴理論)。已經脫離了簡單的固體形態程式設計乙個更加智慧型的生命體,開始依靠已經積累的內容開始自主學習、引導管理行為。
也許有一天,工位沒有了、會議室沒有了,但工作還在,專案還在,oa還在,並且,oa會蛻變成乙個智慧型顧問,一邊記錄、講述這家企業管理的 「前世今生」,一邊運籌帷幄,告訴企業應該走向何處。
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