職場上的人,就沒有不開會的,但你發現沒有:
很多時候,你參加的會議其實挺沒有必要的。
會議開了乙個多小時,大家滔滔不絕講了半天,問題越來越多了,結論卻越來越少。
這種「低效」,甚至是「無效」的會議,既浪費時間,消耗精力,也會不斷地消磨員工的工作激情。
德魯克曾指出:「做有效管理者很重要的一件事是不開無效的會議。沒有效果的會議是浪費時間,開有效的會議,主管才能創造高效能。」
所以,職場人要開有效的會。
職場上的三種會議
在開始這個話題前,我們先來了解一下會議。職場上會議主題五花八門,但從效果劃分,可分為三類:
無效會議;
低效會議;
高效會議。
什麼是無效會議?
你突然被通知去參加乙個會議。會議開始後,才知道是關於產品上線的覆盤會議。會議開始了,大家七嘴八舌地發言,但很快就偏了題,乙個半小時過去了,在各種扯皮和喧囂中,你發現什麼結論都沒有。最後,領導說,再定個時間,大家再開一次會。
付出時間成本,卻沒有收益,這就是無效的會議。
什麼是低效會議?
你突然被通知去參加乙個會議。會議開始後,才知道是關於產品上線的覆盤會議。會議開始了,大家七嘴八舌地發言,但很快就偏了題,會議主持人趕緊將話題拉回正軌。大家繼續聚焦在專案覆盤的話題上。之後,市場部、產品部、技術部等人員相繼發言,討論遇到的各種問題,原本計畫乙個半小時就結束的會議,最後開了三個小時,但好在整個專案覆盤會議得出了一些結論,達成了一些共識。
付出時間成本,獲得了較低的收益,這就是低效的會議。
什麼是高效會議?
一周前,你被告知要和市場部、產品部、技術部等部門同事一起開會,會議主題是關於產品上線的覆盤會議。你開始整理各項資料,做相關分析,製作ppt,為覆盤會議做好充足的準備。開會這天,會議主持人掌控著會議節奏,大家都緊緊圍繞著主題進行發言,從目標達成度、計畫執**況、資源協調情況、產品測試和上線等方面做出相關的展示和分析。而你也發表了自己的見解,從自身專業角度提出問題,並給出解決方案。會議在乙個小時就結束了,各部門都覆盤了本身的工作,發現問題,解決問題,給下一步工作指明了方向。
付出很少的時間成本,獲得了極大的收益,這就是高效的會議。
職場上,時間是最大的資本,沒有誰的時間是可以隨意浪費的。
所以,我們要開高效會議。
高效會議的四個因素
什麼樣的會議是高效會議?高效會議一般具有以下四個因素:
1.明確主題
蘋果公司前ceo史蒂夫·賈伯斯說過:「除非你清楚知道自己要達到什麼目標,否則,不要召開會議。」
在開會之前,你首先要考慮這個會議是否必要,不要臨時起意去開一些沒有必要的會議。因為那會占有參會人員最為寶貴的資源——時間。
如果會議確實有必要,那你要明確會議的主題,會議是為了頭腦風暴,激發創意,還是為了確定下步打法,協同工作,是要分發任務,還是要覆盤工作。既然開會,就要對別人的時間負責。
2.會前準備
明確了會議主題後,就要做好會前準備。哪些人要參會,參會人員需要做些什麼,提前溝通好確保會議中每個人都能夠發揮作用。此外,要提前確定好會議議程,以便於更好地掌控時間,控制流程。
3.掌控節奏
開會時,會議主持人一定要掌控節奏,不然很可能話題會跑偏。盡量讓所有人的發言都圍繞著會議主題進行,每個人坦率地發表見解和論點,但這必須以事實、資料作為依據,不要讓大家為了個別人想當然的論斷而浪費時間。
最後,會議一定要有結論。這個結論可能是決策者下的,也可能是遵從多數原則,但一定要有結論。
4.會後跟蹤
別讓會議淪為走過場的「形式會議」,要真正讓會議有價值,還應做好會後跟蹤。會議上確定的事項,需要其他部門協同的工作,要時時跟進,審核檢查,如有非常情況可適時調整,確保各項會議決議都能落實到位。
避免陷入五個誤區
要開高效的會議,還應避免陷入以下五個誤區:
1.會議主題過多
會議主題不要太多,聚焦在一到兩個主題即可。有些人開會恨不得一次會議解決所有問題,但貪多必失,過多的主題會分散參與者的注意力,進而影響會議的效率和品質。
2.會議時間過長
人的注意力無法長時間集中。人注意力最多能集中1個小時,這也是為什麼學校課程一般設定為45分鐘的原因。除非公司戰略會、季度會議這樣的大會,日常會議時間不要過長,最好別超過1個小時。會議時間越長,公司成本越高,而且解決問題,不在於會議長短,而在於你的準備功夫是否做得足夠。
3.參與人員過多
除非必要,否則不要邀請無關緊要的人參加會議,太多的人和聲音會造成適得其反的結果。
larry page在出任谷歌ceo後,首要舉措就是改變了谷歌的開會制度。他定下的開會原則中有一條就是要求每次參會人員不能多於10人,而且每個人都必須給出想法,如果沒有想法就不應該參加。
4.解決問題而非提出問題
會議的目的是為了做出決議,是要解決問題的,所以要確保參會者聚焦在行動方案上,而不是提出問題。那樣,問題只會越來越多,而答案越來越少。
5.溝通協同而非做個聽眾
會議,不是讓個別人唱獨角戲。每個參會的人都不應該只是「傾聽者」,而應該是 「貢獻者」。每乙個參會者都應是利益相關方,那就很有必要從自身角度提出想法,給出行動方案,不可只傾聽不發言。
總之,優秀的管理者從來不會在無效的會議上浪費時間。他們會開必要的會,開高效的會,讓會議成為公司戰略方向的方向盤,部門業務增長的助推器,員工高效工作的加油站。
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