在sap系統中,為滿足企業客戶、**商管理的需求,應及時登記往來款項和準確反映應收、應付賬款的形成、**、支付及增減變化情況並提供按月進行核對和清理的功能。使用者能詳細地記錄每張客戶發票是否已收款,每張**商發票是否已付款,各種未達的資金項是否已到賬等等,這些功能的實現需要借助sap的清賬功能。那什麼是清賬呢?清賬從系統的角度說,就是使客戶、**商及總賬行專案從未清項變成已清項的事務操作。
本文重點介紹sap系統未清項管理的清賬方式及對財務管理的意義
一、未清項管理概述
未清項,表示財務憑證行專案的一種掛賬狀態,這種狀態,提示該行專案需要被清賬。sap系統中,對總賬及客戶**商明細賬行專案核算可以採用未清項管理,以未清項管理的科目,其行專案分別被標記為未清項或已清項。清賬是通過清賬動作,系統自動更新憑證行專案狀態,將未清項轉化為已清項。發生銷售業務時,借記客戶行專案,形成客戶借方的未清項;對客戶收款時,貸記客戶行專案,形成客戶貸方的未清項;在未清賬之前,此筆業務的行專案在系統中均以未清項列示,只有經過清賬的操作,未清項才能變成已清項,意味著此筆銷售業務的完成。
在會計核算中,有些科目如銀行科目和損益類科目等,只要有「借貸餘」就足夠管理,財務人員只需了解科目的借貸發生額和餘額,即可滿足會計核算和管理需求。這類科目不需要未清項管理。但是,有些科目,比如銀行未達科目、客戶和**商的明細科目等,不僅需要「借貸餘」,還需要管理到每乙個分錄行的狀態。系統中需要記錄**商的每張發票是否已經付款,客戶的每張發票是否已經收款,各種未達的資金項是否已經到賬等等。對於這些科目來說,每筆交易都要分門別類地予以記錄。
這類科目在sap系統中按照「未清項」管理。科目表中未清項管理涉及的科目有應收賬款、其他應收款、預收賬款、應付賬款、其他應付款、預付賬款等。如何在行專案顯示中分辨「已清項」和「未清項」呢?在sap系統的**商行專案顯示中,已經付款的發票和付款本身用綠燈顯示,我們稱為「已清項」;還未付款的發票用紅燈顯示,我們稱為「未清項」;類似付款、收款這樣的業務,在賬務處理的同時,系統會自動更新憑證行專案狀態,這就是「清賬」。
二 如何在sap系統實現未清項管理
總賬科目實現未清項及清賬管理是在其科目維護的公司**層定義的。公司**層的控制欄位未清專案管理」控制著總賬科目在不同公司**下是否需要逐筆清理。對於不按未清專案管理的科目來說,行專案顯示只反映了過賬與否,並不能反映清賬與否。對於客戶和**商行專案,系統標準維護即為未清項管理,不需要刻意進行選擇和配置。
三、未清項管理的清賬方式
1.標準清賬方式:這種清賬方式可以理解為在清賬金額正好與掛賬金額一致時使用。一筆業務的未清項正好一次性全部清理完畢,變成已清項,意味著此筆業務完成。
例如:經發票校驗後應付某一**商材料款10萬元,到期後支付材料款10萬元,即可採用標準清賬方式,直接選擇應付材料款10萬元清賬即可。
2.部分支付清賬方式:這種清賬方式可以根據需要分批處理未清項。規範操作生成的明細賬可以清晰地反映業務發生的過程,便於查詢和對賬使用。尤其適用於一筆借款分幾次歸還或一筆貨款分多次收回的情況。
舉例說明:某客戶因銷售業務借方有100000元的未清項,客戶本次付款80000元。如果採用部分支付清賬,通常會產生一張新的付款憑證,原來借方100000元的行專案依舊是未清項,賬務處理如下:
借:銀行存款80000
貸:客戶明細賬(應收賬款)8000未清項)
**3.剩餘專案清賬方式:**這種清賬方式可以理解為每次清賬後系統會把剩餘的未清項金額計算出來,下次清賬時再對該剩餘金額進行未清項處理。還用上面的業務舉例說明:如果採用剩餘專案清賬,則原來借方10000的行專案會變成已清項,同時產生一新的未清項憑證,賬務處理如下:
借:銀行存款80000
客戶明細賬(應收賬款)20000(未清項)
貸:客戶明細賬(應收賬款)100000已清項)
四.各清賬方式有缺點
採用部分支付清賬,相關的行專案依然作為未清項保留在賬戶上,包括原來發票的行專案及本次收付款的行專案,只有當發票的全部金額收付訖後,所有的未清項才能變成已清項。部分支付清賬的優點是能夠清晰地反映整個往來業務的發生情況,方便賬務查詢和對賬。
採用剩餘專案清賬,本次付款後的差額部分會形成新的未清項,原來發票的未清項會變成已清項。另外,新的未清項可以根據需要選擇保留原來的付款條件還是定義新的付款條件。優點是能隨時反映某筆業務當前的未清項餘額,但是不能直觀地反映出原始應收應付業務的行專案是如何形成的,而且虛增了發生額。
在實踐中可以根據不同的情況選擇使用不同的清賬方式,靈活運用。
五、未清項管理對財務管理的意義
未清項管理是財務中乙個比較重要的概念,確保了業務交易記錄的完整性,提公升了財務管理水平。對於應收應付等一些科目來說,按照未清項做清賬管理的好處是顯而易見的。它使得每條業務記錄清晰,是對賬和自身核對的強有力工具。
1.清晰賬目採用sap未清項管理功能,結束了會計傳統意義上的流水記賬業務,實現了逐筆記賬、逐筆清理。財務人員不僅能夠看到科目餘額,還可跟蹤檢視形成餘額的行專案構成,進而跟蹤到每行專案的業務**
2.提供分析資料正確使用未清項管理功能,保證行專案資料處理無誤,可以為報表分析提供基礎資料。
未清銷售訂單強制關閉嘗試
正常操作方法為va02 在銷售訂單專案中設定拒絕原因後，在未清清單及md04中即不會有這筆訂單資料。特殊情況下，va02更改不了時，嘗試強制手工關閉，需操作如下步驟 1.vbap abgru 用me16n 設定拒絕原因 這一步操作後，再va05未清清單中還是有，md04中也還有。2.繼續測試，在 v...
SAP上線時未清採購訂單處理
a 貨和發票均已到達的 交由財務處理，不再補採購訂單 b 貨到而發票未到的 補全部訂單數量的採購訂單，補審批，補收貨 期初庫存須減去該部分到貨物 c 發票到而貨未到的 補全部訂單數量的採購訂單，補審批，發票暫不處理，等貨到之後進行正常收貨，然後再補發票校驗 d 貨和發票均未到的 補全部訂單數量的物資...
SAP之未清採購訂單數量
對於採購訂單的收貨，sap 系統建議收貨專案的未清採購訂單數量。未清採購訂單數量指採購訂單專案中仍需交貨的數量。系統根據訂購數量和交貨數量的差異計算未清採購訂單數量。如果交付了全部採購訂單數量或過量交貨，則未清採購訂單數量為零。系統自動匹配每種貨物移動的未清採購訂單數量與採購訂單專案 收貨 後續交貨...