由於工作流審批系統設計企業管理的細節，並且企業流程都有其自身的特點及複雜性，因此，流程定義與執行，是工作流系統最基本的功能。以下詳細討論各個部分的功能，本人在今後在進行工作流選型時也會著重考慮，因為他關係著系統的生死，系統也可以給大家做乙個參考。
作為完善的工作流系統，系統交付後，全部應交由甲方公司管理，那麼經常變更的部分當屬流程的定義部分。該功能應該可以滿足一切管理人員在工作中遇到的流程相關的問題。在實際的使用中，個人認為最重要的功能點如下： l
視覺化
軟體發展到今天，視覺化是必須必的。但就像很多軟體一樣，在基本功能實現的前提下，使用者體驗的好壞決定了軟體的成敗。因為流程圖也是在系統中使用者可見部分之一，因此，流程圖中，必須要有豐富的圖形，來形象的表示不同功能的節點。但是很遺憾，本人使用的軟體設計圖作出的都是節點都是方塊，並且除了文字以外，沒有任何區別。
第二點就是流程跳轉條件一目了然，由於系統中大部分節點都是根據流程圖中定義的條件自動跳轉，而有一些條件需要使用者在提交或審批時手動選擇的，那麼，對系統中已經有的條件，需要明確的顯示在流程圖中，否則使用者使用時，不清楚流程的流轉方式，很容易造成迷惑。
在涉及到金額的表單中，大家看這樣兩個場景： 1)
總金額小於10
萬只需要經理審核，而大於10
萬需要cfo
審核，大於20
萬時，還需要ceo
審核。
2)分錄的金額小於1,000
僅需要經理審核，分錄金額大於1,000
需要cfo
審核，分錄金額大於5,000
需要ceo
審核。
這樣兩個場景，在使用者填寫時，很難了解系統到底是判斷分錄還是判斷總金額，稍不注意，可能填寫的內容就要審批到cfo
甚至是ceo
，導致使用者抱怨。我認為，在流程定義時，需要有適當的提示，對哪個字段進行了條件判斷。同時在使用者提交時，一定要提示使用者下乙個處理人是誰，為什麼跳轉到該節點，這樣才是好的使用者體驗。 l
模組耦合校驗
審批流程簡單說就是各個級別的審批，這些級別定義在系統組織機構功能中。在流程設計時，不可避免的需要給節點指定特定的崗位或人員，比如ceo
。但由於組織機構維護可能由hr
來處理，而流程製作由系統管理人員（大部分是it
部門人員）負責，這就可能出現hr
刪除流程中已經指定的關鍵崗位。這個是系統完整性問題，在系統中乙個模組引用了另乙個模組資料時，應該有校驗功能，並且在使用者操作出現衝突時，系統給予明確的提示，否則系統會出現資料不一致的嚴重問題。 l
可進行版本控制
流程經常會表單，好的管理方式是對流程進行版本控制。這樣有問題的時候可以回退或分析問題。做到這一點，比較簡單的方式是將流程資訊匯出為xml
檔案進行管理。 l
流程設計與展示分離
由於流程經常變更或增加流程，那麼在僅設計流程的問題上，不修改任何使用者填寫介面和展示介面的**，尤為重要。否則，離開了開發人員，系統將無法維護。有幾個比較典型的例子： 1)
對頁面字段設定流程跳轉條件時。 2)
增加簽字人員時，表單中之前未設定相關人員的簽字位置。
這兩點系統都應該留出相應的介面和方法，而不是經常的去修改使用者介面的**。
流程執行是系統中最核心也是較複雜的部分，較簡單的流程控制和政策性較強的約束，會讓系統相當難以使用。本人公司使用的系統一期正向的有提交和審批，逆向的僅有退回和一鍵駁回。退回僅可以一步步的退，一鍵駁回相當於直接由審批人作廢了表單，強制結束。由於真的過於簡單，使用時非常麻煩，經常需要開發人員後台調整資料。其實實際使用中，逆向的功能往往是成敗的關鍵。因此又有了二期的功能，增加了一些功能，改進了一些功能，才使系統可用性有了較大的改善，那麼下面討論二期之後的功能。 l
正向功能 ü
暫存 使用者使用時，為了老闆盡量少的審批表單，有些表單往往是希望乙個月提交一次，因此需要每次的表單暫存，待乙個月份結束後提交。在系統中統計後也得到這樣的結果，大概70%
以上的表單都是暫存後提交的。如果缺失該功能，那麼使用者可能需要用excel
記錄一大堆要提交的內容，非常不便。 ü
提交 提交是最基本的功能，那麼也有一些細節是要非常注意的： 1)
正如上文所說，需要提示使用者，系統自動的跳轉條件及下一審批人的姓名等資訊。 2)
當下一處理人有多個人時，需要提示使用者，在什麼情況需要選擇哪乙個節點和哪個人。該問題出現的場景往往是因為分公司較多，不同的人員負責不同區域的公司，那麼理想的情況是系統可以設定人員與負責公司的對應關係，系統自動判斷。但有些情況較複雜，那麼應該將公司的政策性文字在介面中展示給使用者，以便使用者判斷，否則使用者還需要查詢公司的規範，不方便使用。 ü
複製表單
由於一些表單填寫內容較多，但每次變更的內容較少，因此系統需要提供複製已經提交過表單的功能。 ü
抄送 有些表單，比如休假申請，領導審批後，使用者可能需要通知部門其他同事等相關人員，那麼讓表單在系統中傳播，非常重要。 ü
加簽 該功能為使用者根據需要，在流程提交時，增加審批的節點。該功能本人覺得非常的重要和實用，可以解決很多子公司流程與集團公司流程不同的問題。 ü
減籤 該功能為使用者可以取消系統中已經定義的審批節點。本人覺得需要慎重使用，一般不建議系統提供，否則造成審批節點缺失，業務部門發飆，可不是鬧著玩的。但是一些公司有些領導身兼數職，有些節點都是同乙個人，這時，系統提供自動簽批的功能就非常有用，乙個可參考的規則就是：以該使用者在審批流程中的最高職位為準，如果前面該使用者需要簽批，那麼自動跳過。 l
逆向功能 ü
退回 該操作由審批人使用，目的是將表單退回給上乙個使用者。 ü
一鍵駁回
該功能與退回類似，區別為審批人將表單直接退回給申請人，由申請人決定是修改後繼續提交還是結束重新提交。本人公司的系統，退回的表單修改後提交，還需要重新走一遍流程，這其實有點太過於絕對。個人認為，系統應判斷表單中修改的內容是否為關鍵資訊，如果關鍵資訊被修改，則需要重新走流程，如果非關鍵資訊修改，可以直接提交給退回的審批者。如果是僅僅修改幾個錯字就重新走所有的審批流程，工作效率比較低。 ü
撤銷 該操作的功能為將已經提交但還未結束的表單撤回到自己的手中，申請人和審批人都可以執行該操作。人孰無過，知錯能改，善莫大焉。 ü
作廢 該操作由申請人執行。比如出差申請審批通過後，由於某種原因取消了，那麼可使用該操作進行取消。
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