在企業日常的管理中，管理者總是會要求員工將一些重要的、需要日後再次查詢的、具有儲存價值的流程資料進行歸檔儲存。在通達oa系統中，流程歸檔也是高效沉澱業務痕跡的有效手段。
乙個流程的結束正是儲存文件載體的開始。關於流程歸檔，以下三個問題我們不能忽略：
1、哪些流程需要進行歸檔操作？
2、歸檔的文件都儲存在哪？
3、歸檔文件資料安全嗎？
通達創新針對這三個問題，利用oa系統，實現設定歸檔條件、分類歸檔資訊以及細化歸檔許可權的功能。
1、設定歸檔條件，釋放系統資料儲存
如果在oa系統中處理過的流程都進行歸檔的話，會讓企業陷入資訊過剩的洪流中。所有流程是否都需要歸檔？哪些流程需要歸檔？借助oa系統中的歸檔條件的設定，有效避免無價值資料的儲存。
通過多維度的條件設定，只有流程或表單字段值滿足某個或某些條件才能完成歸檔。通過這樣的方式，過濾掉不必要的歸檔資料，避免企業資訊「臃腫」。
2、歸檔資訊自動分類儲存，動態生成資料夾
當流程歸檔結束後，在需要查詢該歸檔檔案時，如何才能快速地查詢到？這就需要我們在對流程進行歸檔時對歸檔資訊進行分類儲存。設定歸檔檔案夾時，既可以指定歸檔目錄，也可以自定義歸檔目錄。
指定歸檔目錄，流程結束時自動歸檔到相應資料夾中。比如設定某類流程的歸檔檔案夾為「付款資訊」，那麼流程結束，該類流程就自動歸檔到「付款資訊」目錄下。
與指定資料夾不同的是，自定義資料夾是流程歸檔時即時生成的。通過自定義資料夾，流程結束時自動按照相應規則生成新的資料夾類目並歸檔到其中。oa系統通過自定義檔名、檔名**於表單控制項、「自定義+表單控制項」等多種方式，實現歸檔資訊按照專案名稱、分支機構、時間順序等智慧型生成資訊流。
3、設定保密字段，保障歸檔資訊的安全
流程按所設定的條件歸檔到相應資料夾後，如何設定才能保證歸檔資訊的隱私安全呢？通達創新可以輔助企業通過設定自定義歸檔模板及使用範圍，實現不同許可權使用者檢視不同的表單內容。
通過oa系統保密字段設定，對流程中的敏感資訊如員工薪資、合同合作金額、合作客戶資訊等起到保護作用。讓歸檔資訊在傳播與檢視過程中，把重要資訊智慧型隱藏，全方位確保資料安全。
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