專案一詞最早於上個世紀50年代在漢語中出現,是指在一定的約束條件下(主要是限定時間、限定資源),具有明確目標的一次性任務。
專案是一件事情、一項獨一無二的任務,也可以理解為是在一定的時間和一定的預算內所要達到的預期目的。專案側重於過程,它是乙個動態的概念,例如我們可以把一條高速公路的建設過程視為專案,但不可以把高速公路本身稱為專案。那麼到底什麼活動可以稱為專案呢?安排乙個演出活動;開發和介紹一種新產品;策劃一場婚禮;涉及和實施乙個計算機系統;進行工廠的現代化改造;主持一次會議等等這些在我們日常生活中經常可以遇到的一些事情都可以稱為專案。
如果說專案沒有其特殊性,專案管理也就失去了存在的意義。再來看看專案管理有哪些特殊性,其與日常管理有哪些區別。
專案與日常運作(ongoing operations)有著本質的區別。專案是一項獨一無二的任務,而日常運作是連續不斷、周而復始的重複活動,如食品廠每天製作蛋糕、郵遞員每天送報紙等活動都是反覆進行的日常運作。
為了更好地理解專案的內涵,可以進一步從下表了解專案與日常運作的區別所在。
專案具有以下幾個典型特徵:
1、一次性
這是專案與日常運作的最大區別。專案有明確的開始時間和結束時間,專案在此之前從來沒有發生過,而且將來也不會在同樣的條件下再發生,而日常運作是無休止或重複的活動。
2、獨特性
每個專案都有自己的特點,每個專案都不同於其他的專案。專案所產生的產品、服務或完成的任務與已有的相似產品、服務或任務在某些方面有明顯的差別。專案自身有具體的時間期限、費用和效能質量等方面的要求。因此,專案的過程具有自身的獨特性。
3、目標的明確性
每個專案都有自己明確的目標,為了在一定的約束條件下達到目標,專案經理在專案實施以前必須進行周密的計畫,事實上,專案實施過程中的各項工作都是為專案的預定目標而進行的。
4、組織的臨時性和開放性
專案開始時需要建立專案組織,專案組織中的成員及其職能在專案的執行過程中將不斷地變化,專案結束時專案組織將會解散,因此專案組織具有臨時性。乙個專案往往需要多個甚至幾百上千個單位共同協作,它們通過合同、協議以及其他的社會聯絡組合在一起,可見專案組織沒有嚴格的邊界。
5、後果的不可挽回性
專案具有較大的不確定性,它的過程是漸進的,潛伏著各種風險。它不像有些事情可以試做,或失敗了可以重來,即專案具有不可逆轉性。
1、大型專案(program)
它通常是由若干個相互聯絡的或相似的專案組成,是以協調的方式管理以獲得單個專案不可能得到的利益的一組專案,也稱為專案群。例如三峽水利工程就是乙個專案群,由若干個專案構成。通常大型專案的規模特別大,持續時間也相當長。大型專案具有與專案相同的特性,也可能包括運作的成分。
2、專案(project)
它是是大型專案的組成部分。
3、子專案(subproject)
它是乙個專案中的更小的和更易於管理的部分。子專案與專案的特性相同,一般被視為專案,通常是指外包給乙個外部企業的乙個單元,並按專案進行管理。
子專案又常常分包給外部的承包商或內部的其它職能單位。下面是子專案的一些例子:
大型專案、專案和子專案的關係:乙個大型專案可以包括很多的專案和一些運作管理,乙個專案可以包括若干個子專案,子專案是專案的最小實施部分。大型專案、專案和子專案的關係如下圖所示:
注:在一些專業工程領域裡,並不是直接使用大型專案、專案、子專案這樣的術語,而往往使用其特有專業術語。例如,在建築工程中,單項工程、單位工程和分部分項工程之間的關係與大型專案、專案和子專案之間的關係是一樣的。所以,理解應在具體工作中靈活運用相關的概念,理解在不同工作領域中的專業名詞與專案管理中的相關概念的關係。
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