自從公司使用了oa辦公系統後，office文件與日俱增，最近查了下伺服器，每日檔案增加的空間大小將近2g，從中抽取了幾個word文件看了下，裡面內容都不是很多，卻都200多k，甚至有2m的，於是整理了此文給業務部門，希望能使word檔案**。
1
．壓縮
在將插入到
word
文件前，應先將進行壓縮，
(1)
最簡單的壓縮辦法是將「複製」到其他繪圖軟體
(如微軟的畫圖
)中再另存為體積較小的格式(如
*.gif
、*.jpg等)
的後再插入到原文件中。
(2)
另一種方法是從檔案中去掉多餘的資訊，如裁剪區域。同時也減小影象的解析度，使圖形檔案格式更有效率這種方法借助其他的製圖工具（如：
acdsee
等）。
2.
選擇性貼上
在往word
文件中新增時，如果直接進行複製和貼上操作會增加文件容量的大小，原來，當採用貼上命令時，文件中增加的內容除了我們所需要的本身，還有許多與和軟體有關的資訊，並且
word
還自動在和原來軟體中建立了鏈結。而選用選擇性貼上，則只往文件中新增本身，大大減少檔案規模。對新增檔案最好選擇「插入－
>」
3
．只建立乙個版本
word
的版本功能可以讓你的檔案生成多個版本，以方便不同的
word
來讀取，使用「版本
」功能建立文件的多個版本可能會增加檔案大小。若要檢查文件是否包含其他版本，請單擊「檔案
」選單中的「版本
」。如果存在其他版本，則可通過刪除最早的版本來縮減檔案大小。
4
．取消快速儲存
當檔案開啟時，使用快速儲存比使用完全儲存需要更多的空間。可以在「工具
→選項」命令中選擇「儲存
」選項卡，取消
「允許快速儲存
」核取方塊即可。
5
．檔案另存
word
在儲存doc
檔案時，只把後來修改的資訊存入，這樣即使你刪除了檔案中的部分內容也會使檔案越來越大，如果我們使用
「另存為
」命令來儲存檔案，
word
則會重新整理並存檔，如此一來，就可以有效地減小
word
檔案的容量。
6
．謹慎嵌入字型
word
有嵌入字型技術，能夠將一篇文章所包含的字型結合成乙個檔案，以便檔案在另一台計算機上能正確地顯示，這無疑會使檔案的體積大大地增加。要不嵌入
truetype
字型，可以單擊「工具
→選項」命令，再選擇「儲存
」選項卡，然後取消「嵌入
truetype字型」
核取方塊，可以減小
word
文件的容量。 如果因為在其他機器上演示文件需要嵌入字型，一定記住只嵌入所需字型。即一定要勾選
「只嵌入所用字元
」核取方塊，這樣你的檔案中既有所需的字型，又可以減小文件的容量。
7
．頁面設定
在儲存檔案前，單擊「檔案
→頁面設定
」，開啟頁面設定對話方塊，任意單擊其中的
「紙張大小」、
「頁邊距
」等，而其中的內容可以不改動，確定後再儲存，就會發現檔案容量也減小了。
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