書目資料庫是以文件形式組織一系列資料，這些資料被稱為記錄，乙個記錄又包含若干字段。
（1）記錄與字段 記錄是作為乙個單位來處理有關資料的集合，是組成文件的基本資料單位。記錄中所包含的若干字段，則是組成記錄的基本資料單位。在書目資料庫中，乙個記錄相當於一條題錄或文摘，因此，乙個記錄通常由標題字段、作者字段、**字段、文摘字段、主題詞字段、分類號字段、語種欄位等組成。在有些欄位中，又包含多個子欄位，子字段是字段的下級資料單位。如，主題詞字段含有多個主題詞。按照欄位所代表記錄的性質不同，字段通常分為基本欄位和輔助字段兩類。常見的欄位名稱及**見表4-1。
（2）文件 按一定結構組織的相關記錄的集合。文件是書目資料庫資料組織的基本形式，文件的組織方式與檢索系統的硬體和軟體功能密切相關。在書目資料庫中，文件結構主要分為順排文件和倒排文件。
1）順排文件 記錄按順序存放，記錄之間的邏輯順序與物理順序是一致的，相當於印刷型工具中文摘的排列順序，是一種線形文件。順排文件是構成資料庫的主體部分，但其主題詞等特徵的標識呈無序狀態，直接檢索時，必須以完整的記錄作為檢索單元，從頭至尾查詢，檢索時間長，實用性較差。
2）倒排文件 將順排文件中各個記錄中含有主題性質的字段（如主題詞字段、標題字段、敘詞欄位等）和非主題性質字段（如作者字段、機構字段、**欄位等）分別提取出來，按某種順序重新組織得到的一種文件。具有主題性質的倒排檔，稱基本索引檔，非主題性質的倒排檔，稱輔助索引檔。
綜上所述，順排檔和倒排檔的主要區別是：順排檔以完整的記錄為處理和檢索單元，是主文件，倒排檔以記錄中的字段為處理和檢索單元，是索引文件。計算機進行檢索時，先進入倒排檔查詢有關資訊的訪問號，然後再進入順排檔按訪問號查詢記錄
資料庫的結構
資料庫的基本結構分三個層次，反映了觀察資料庫的三種不同角度。以內模式為框架所組成的資料庫叫做物理資料庫 以概念模式為框架所組成的資料叫概念資料庫 以外模式為框架所組成的資料庫叫使用者資料庫。物理資料層。它是資料庫的最內層，是物理存貯裝置上實際儲存的資料的集合。這些資料是原始資料，是使用者加工的物件，...
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資料庫的基本結構
資料庫的基本結構分三個層次，反映了觀察資料庫的三種不同角度。1 物理資料層。它是資料庫的最內層，是物理存貯裝置上實際儲存的資料的集合。這些資料是原始資料，是使用者加工的物件，由內部模式描述的指令操作處理的位串 字元和字組成。2 概念資料層。它是資料庫的中間一層，是資料庫的整體邏輯表示。指出了每個資料...