專案文件管理（project documents management）
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專案文件管理，是指在乙個系統(軟體)專案開發程序中將提交的文件進行收集管理的過程。通常，文件管理在專案開發中不是很受重視，當發現其重要 性時，往往為時已晚。整個專案可能因此變得管理}昆亂，問題產生後無據可查。文件管理對於乙個專案的順利進行有著至關重要的作用，其關鍵性不容忽視。
專案文件管理涉及範圍廣泛，其內容會根據專案 的不同而有所變化。這裡將重點討論金融計算機軟體開發專案中的文件管理。
首先要了解文件管理的行業標準 。目前iso 認證的企業通用管理規範 為軟體系統開發提供了通用的管理規定和行業標準，它涉及文件管理的整個生命週期。細分文件的生命週期，一般包括：建立、審批、發布、修改、分發、簽收、追繳、歸檔、廢止與恢復這樣幾個環節。那麼當企業需要按照iso建立標準的文件管理規範時，將從何入手暱?
對此，首先要將文件分為普通紙質文件和電子文件兩類來討論。通常情況，在乙個專案中都會確定專門或兼職 的專案文件管理員。對於紙質文件，文件管理員只需要關心如何將其較好地分類歸檔並儲存，而之前的各個環節則要由整個專案組共同把握。
就目前業界專案的開發情況來看，電子文件使用較紙質文件更為方便、靈活、廣泛。對於電子文件，我們大可不必頭疼如何管理其整個生命周 期。vss(visual source safe)作為一種電子文件管理工具給我們提供了完整的文件管理功能，它覆蓋了文件管理全生命週期各環節的管理要求。vss通過客戶端／伺服器(c／s) 架構收集整個專案組成員的各類文件，通過管理員合理規劃管理，將電子文件按目錄儲存並同時提供給整個專案組的不同成員使用。因此對於文件管理，重要的是如 何規劃並制定出一套適合於自身專案的文件管理規則。
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作為管理完善的專案文件，管理者完全可以依順它的軌跡看清整個專案進展的脈絡，同時通過對階段性文件的把握使整個專案質量得到很好的掌控。制定一套完整有序的專案文件管理規定十分必要，其作用有以下6個方面。
其一，它是專案管理者了解開發進度、存在的問題和預期目標的管理依據。第二，大多數軟體開發專案會被劃分成若干個任務，並由不同的組去 完成。文件管理則是不同小組任務之間聯絡的重要憑證。第三，可提供完整的文件，保證了專案開發的質量。第四，專案文件是系統管理員、操作員、使用者、管理者 和其他相關人員了解系統如何工作的培訓與參考資料；第五，專案文件將為系統維護人員提供維護支援；第六，專案文件作為重要的歷史檔案將成為新專案的開發資 源。
現在大多數金融、通訊企業為了更好的服務客戶、準確掌握自身資料，都在不遺餘力地建立資料倉儲系統。企業資料倉儲(edw)從籌建項 目組到軟體開發建設再到系統上線維護，基本涉及了軟體專案建設的所有環節，對文件管理提出了比較全面的要求。以下就edw建設為例做作進一步**。
首先要借助vss軟體建立專案文件管理伺服器以儲存所有的專案文件。其次，專案儲存的文件要涵蓋專案管理 、 專案調研、專案開發、專案應用、系統管理、系統測試驗收、專案培訓、版本控制、資料質量管理、使用者手冊、系統上線等整個專案週期。然而從專案管理者的親身 體會來講，這些文件的儲存往往是混亂無序，無法快捷地獲得所需資訊。究其原因，專案組在系統開發過程中雖然重視了文件的儲存，但卻忽視了文件的管理。文件 歸檔沒有正式的管理要求，缺少文件提交的依據和規則。最後是建立文件管理規定。
以edw專案為例，未建立文件管理的情況如圖1所示。由於沒有統一的文件管理規定，專案小組 只對自己負責的專案文件熟悉。此外，無論是專案小組成員還是專案經理 都對自己需要的其他文件的儲存地點、文件名稱等資訊缺乏了解，無法及時獲取重要文件。因此，專案經理根本無法從專案文件把握專案進展情況。
制定了文件管理規定後的情況如圖2所示。由於專案文件管理員按照規定對文件進行管理，因此專案經理及小組成員都能快速得到自己所需的各類文件。同時，專案經理 還可以很清晰地透過專案文件把握專案進展情況。
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從各行業以及每個專案的個性出發，需要管理者結合實際情況制訂出適合自身的文件管理規定。(軟體文件管理指南》和《計算機軟體產品開發檔案編制 指南 (以下統稱《指南》)為我們提供了相關的指導。首先要明確關於軟體專案文件的具體分類。《指南 中提出文件從重要性和質量要求方面可以分為非正式文件和正式文件；從專案週期角度可分為開發文件、產品文件、管理文件；更細緻一點還可分為l4類文件文 件，具體有：可行性研究報告 、專案開發計畫、軟體需求說明書、資料要求說明書、概要設計說明書、詳細設計說明書、資料庫設計說明書、使用者手冊、操作手冊、模組開發卷宗、測試計畫、測試分析報告、開發進度月報、專案開發總結報告。這樣的分類細化了專案進度中各個階段所需管理的文件。
其次需要將專案文件進行歸類整理。下面對edw專案組文件情況與 軟體文件管理指南 進行對比分析 (見表1)。通過對比可以看出，沒有規範管理的edw專案組文件存在以下4方面的問題。
問題1：專案組在開發初期針對業務部門和科技部門進行了需求及資訊調研 ，可以覆蓋部分軟體需求和資料需求說明書的內容，但卻缺少業務部門對專案需求 描述和變更的文件記錄。這部分文件需建立相應目錄予以儲存。
問題2：對於設計說明，在系統比較複雜的情況下，設計階段應分解成概要設計和詳細設計兩個步驟。目前edw專案組只對etl模組提供了 概要設計說明書，並沒有單獨的存放目錄，而是同其他設計文件混亂地放在一起。對於比較複雜的應用開發專案，應將這兩種設計說明文件分目錄管理。
問題3：在專案測試驗收中，專案組沒有要求將測試計畫文件和測試結果報告進行規檔，而只重視了測試過程中的問題文件，因此無法掌控測試進度與質量。
問題4：edw專案組的工作分為模型設計、etl、集市應用3個工作小組，對應的文件管理需要圍繞這3個主題進行。其中模型設計和etl都是資料倉儲專案實施的模組，而集市應用則包括了建立在資料倉儲 基礎上的小專案開發。因此，文件管理也應該針對這3個部分不同的性質制定管理規則。
通過表l中的對比分析，針對edw文件管理存在的問題，edw專案組最終依據通用規則建立了正式的專案文件管理規定。具體規定有以下5點。
(1)將文件分為兩大部分提交管理：專案常規文件和專案歸檔文件。常規文件的提交和使用根據專案組內部小組成員任務的不同進行許可權劃分；專案歸檔文件由專案管理主管(或專案文件管理員)將專案中的重要文件從常規文件中進行分類歸檔。
(2)常規文件管理目錄分為專案日常管理文件和專案流程管理文件。
(3)日常管理文件包括專案報告、會議紀要、專案管理模板、重大問題跟蹤、資料質量管理。專案報告又可分為個人週報、小組週報、專案週報、專案演示文稿，專案演示文稿。並都按照不同目錄進行分類管理。
(4)提交完整的專案開發、應用開發流程文件。一般包括：專案計畫 、業務需求說明書、資料需求說明書、模組、應用開發文件、系統測試文件、詳細設計文件、系統測試文件、使用者手冊、上線文件、培訓資料、系統執行維護等。
(5)所有專案組成員均建立vss軟體環境下的對應使用者，各自擁有對以上各類文件的讀、寫、增加、刪除許可權。由各專案小組長保證提交已儲存文件的質量；由文件管理員或專案經理整體把握專案文件在各階段的提交情況(見表2)。
專案文件管理規範制定好之後，關鍵在於大家要「依規執行」，使雜亂無章的存放模式變得井井有條。
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