工作流
工作流歷史
工作流技術發端於
1970
年代中期辦公自動化領域的研究工作，但工作流思想的出現還應該更早，
1968
年fritz nordsieck
就已經清楚地表達了利用資訊科技實現工作流程自動化的想法。
1970
年代與工作流有關的研究工作包括：賓夕法尼亞大學沃頓學院的
michael d. zi**an
開發的原型系統
scoop
，施樂帕洛阿爾托研究中心的
clarence a. ellis
和gary j. nutt
等人開發的
officetalk
系列試驗系統，還有
anatol holt
和paul cashman
開發的arpanet 上的「
監控軟體故障報告
」程式。
scoop, officetalk
和anatol holt
開發的系統都採用
petri
網的某種變體進行流程建模。其中
scoop
和officetalk
系統，不但標誌著工作流技術的開始，而且也是最早的辦公自動化系統。
1970
年代人們對工作流技術充滿著強烈樂觀情緒，研究者普遍相信新技術可以帶來辦公效率的巨大改善，然而這種期望最終還是落空了。人們觀察到這樣一種現象，乙個成功的組織往往會在適當的時候創造性的打破標準的辦公流程；而工作流技術的引入使得人們只能死板的遵守固定的流程，最終導致辦公效率低和人們對技術的反感。
1970
年代工作流技術失敗的技術原因則包括：在辦公室使用個人計算機尚未被社會接受，網路技術還不普遍，開發者還不了解群件技術的需求與缺陷。
含有工作流特徵的商用系統的開發始於
1983
年至1985
年間，早期的商用系統主要來自於影象處理領域和電子郵件領域。影象處理許多時候需要流轉和跟蹤影象，工作流恰好迎合這種需求；增強的電子郵件系統也採用了工作流的思想，把原來點對點的郵件流轉改進為依照某種流程來流轉。在這些早期的工作流系統中只有少數獲得了成功。
進入1990
年代以後，相關的技術條件逐漸成熟，工作流系統的開發與研究進入了乙個新的熱潮。據調查，截至
1995
年共有200
多種軟體聲稱支援工作流管理或者擁有工作流特徵。工作流技術被應用於電訊業、軟體工程、製造業、金融業、銀行業、科學試驗、衛生保健領域、航運業和辦公自動化領域。
2.2 工作流管理系統概念
工作流管理系統是以規格化的流程描述作為輸入的軟體元件，它維護流程的執行狀態，並在人和應用之間分派活動，推進工作流例項的執行，並監控工作流的執行狀態。
工作流管理系統可以描述不同覆蓋範圍和不同時間跨度的經營過程，根據經營過程以及組成活動的複雜程度，工作流管理系統可以採取多種實施方式，在不同實施方式中，所應用的資訊科技、通訊技術和支撐系統結構會有很大的差別，工作流管理系統的實際執行環境也可以在乙個工作組內部，也可以在全企業所有業務部門。
工作流管理系統在實際系統中的應用一般分為三個階段：即模型建立階段、模型例項化階段和模型執行階段。在模型建立階段，通過利用工作流建模工具，完成企業經營過程模型的建立，將企業的實際經營過程轉化為計算機可處理的工作流模型。模型例項化階段完成為每個過程設定執行所需的引數，並分配每個活動執行所需要的資源，模型執行階段完成經營過程的執行，在這一過程中，重要的任務是完**機互動和應用的執行。
工作流應用目標領域
使用工作流管理系統的目的之一是作為企業應用系統整合（
eai
）的平台。在當前大部分企業級
it 架構中，各種各樣的異構應用和資料庫執行在企業內網中。在這些系統被應用到組織時，都有乙個清晰的目標。例如，客戶管理、文件管理、**鏈、訂單、支付、資源計畫等等。讓我們稱這些系統為專門應用。每乙個專門應用都包含它們所支援業務流程的領域知識。這些專門應用中的自動化流程，被拼裝到企業中更大的非自動化流程中。每當乙個這樣的專門應用安裝並投入使用，都會帶來涉及其他多個應用的新功能需求。企業應用系統整合（
eai
）就是通過使用多個專門應用滿足軟體新需求的方法。有時，這只需要在兩個應用之間提供資料通訊的通道。專門應用將很多業務流程硬編碼在軟體中。可以這麼說，在你購買專門應用時，你是購買了一組固定的自動化業務流程。而工作流管理系統是不必事先知道問題域的相關資訊的。工作流管理系統將業務流程描述作為輸入並管理流程例項的執行，這使得它比專門應用更靈活（當然你也要花精力編寫業務流程的規格化描述）。這就是為什麼說工作流管理系統和專門系統是相互補充的。工作流管理系統可以用來管理全域性的業務流程。如果專門應用支援你所需要的業務流程，那麼使用專門應用。在此討論的工作流管理系統的第一種使用方式就是：結合所有的專門應用，使用工作流管理系統構建乙個
eai
平台。工作流管理系統能夠發揮很大價值的第二個使用方式是：協助涉及多人相關任務工作流軟體的開發。為了達到這個目的，大部分工作流管理系統都有乙個方便的機制，來生成執行任務的表單。對於專注於
iso
或者cmm
認證的組織，採用這種方式使用工作流管理系統能夠顯著提高生產率。不用將過程用文字的形式寫在紙上，工作流管理系統使你通過流程定義建模實現過程的自動化（如使用基於
web
的應用）。
工作流管理系統的第三種使用方式是：將工作流引擎嵌入到其他應用中。在前面我們談到，專門應用將指定問題域相關的業務流程固化在軟體中。開發專門應用的公司也可以將工作流引擎嵌入到他們的軟體中。在這裡，工作流引擎只是作為乙個軟體元件，對於應用的終端使用者是不可見的。將工作流引擎嵌入到應用中的主要原因是為了重用（不重**明輪子）和應用軟體的可維護性。
工作流是如何實現的
工作流的實施需要三個基本步驟：對映、建模和管理。對映是第乙個步驟，其首要任務是確定並且文件化組織內全部現有的手工和自動化的業務流程；建模則是開發乙個有助於建成流線型業務過程的模型。第三階段是軟體實施以及跨越全部工作部門、業務單元甚至是整個企業的無縫系統整合。
為了確保工作流系統能夠
「無縫地
」實施到組織機構中，專案組都必須遵從已經定義好的、經過實踐確認的行之有效的工作方法，並且在每個工作階段都必須有可以度量的結果。乙個深思熟慮的實施計畫被有經驗的團隊執行，是成功地採用和實施工作流的決定因素。下圖描述了乙個推薦的、可供典型組織機構採納的高層工作流（實施流程）。下面按圖中步驟具體闡述。
建立專案管理辦公室
專案管理辦公室的組成是第一步，也是最重要的一步。專案管理辦公室的成員須經過嚴格謹慎挑選，他們必須在恰當的程度上廣泛代表組織內的業務、運營、
it以及審計等部門。產品**方的產品專家、技術支援人員和管理人員也必須參與其中，以與使用者互補。通常在
pmo中還包含變更管理顧問，有助於形成組織中人員思路的多樣化。每個成員的角色和責任必須定義清楚。
pmo從整體上確立專案的實施範圍、目標、實施時間框架以及優先順序等等。
pmo也負責管理和跟蹤專案進度、設定檢測專案是否成功的指標，以及定期向高層匯報專案狀況等。
業務分析
專案組將分析使用者現有的業務流程，找出哪些流程需要優化和改進以達到上佳效果，並分析每個流程的時間線和期望的結果。他們將與關鍵人員進行座談，收集和鑑別正確的資訊及資料，從而決定工作流系統如何滿足需求。接下來的業務分析將辨別出哪些流程可以被優化、自動化、流線型化，哪些流程甚至需要重新設計。
確定目標
確定上佳目標是建立在業務流程詳細分析的基礎之上的。工作流專案的目標定義應該清晰並可以進行驗證，好的目標意味著專案的成功。在實施過程的每乙個階段，專案組必須確認達到的結果是他們所期望的結果。例如，如果目標是縮短開發票週期兩周，則必須分析現有的時間跟蹤、記賬和開發票等流程。
確定實施計畫
目標確立後，由使用者和軟體**商組成的專案組展示工作流解決方案具備的各種模組，根據使用者提出的特定需求定義他們的功能和特性，並基於業務的優先順序，共同決定每個模組的上線時間。
將業務流程在工作流系統中建立模型
在實施過程中建立業務模型是乙個極重要的步驟。使用者應當緊密地同軟體產品應用專家進行合作，以在易用性和功能需求之間達到平衡。
使用者可以在部署階段前對模型進行測試，以確保該模型符合實際要求且沒有過多的開銷。需要指出的是，如果這個建模步驟沒有完全正確地完成，將導致錯誤的報表或者多餘的管理工作。
實現流程和軟體整合
在這個階段，專案組將確定現有的需要與工作流系統互動的流程與系統。如果處理不當，新舊流程的整合將導致失敗。流程整合的乙個重要方面就是在多系統之間消除或者最小化冗餘資料，並在多個系統間複製這些資料。流程必須緊密整合，資料必須能跨越不同的流程和應用，順暢流動。
專案組也必須確保工作流系統符合使用者組織機構的安全標準，這一點經常在部署階段前被忽視。
部署工作流系統
部署工作流系統包括兩部分內容。第一部分自然是技術部分，涵蓋了硬體和軟體的安裝、備份、恢復以及網路安裝等等，這與一般的
it應用實施相似。
第二部分是指上線試執行。試執行小組應具有真正的代表性。專案組必須與試執行小組就專案的重要性進行溝通，並確保提供足夠的培訓，使得試執行小組能夠對試執行工作得心應手。建議專案組建立清晰的溝通渠道，保證在試執行期間可以及時反饋使用者的意見和建議。試執行將使專案組鑑別出原來設計和計畫的弱點和缺點，並在大規模上線執行前加以解決。這也可以提高使用者對於新流程的接受程度，因為使用者感到他們也參與了專案的開發部分，解決方案不是強加給他們的。
一般認為，採用階段性實施工作流系統可使使用者更快地獲得效益。因為使用者可以更有效地漸進學習新系統，取得立竿見影的效益。階段性實施還給予使用者更多的時間了解、評估他們進一步的需求，使得專案實施期間的修改更加容易。另外，階段性實施專案降低了風險。
系統評估
特別注意，在每乙個階段完成後，專案組都應該基於專案開始時設定的目標，對已經完成的結果進行評估，同時分析所達到的結果，並與最初的設計目標相對照。為了確保工作流解決方案在現有的業務環境中優化出更理想的結果，專案組必須進行定期的監控、評估和溝通，以了解什麼需要更改。
系統支援
為確保實施成功，更佳地使用工作流軟體，組織機構必須進行服務投資，組織機構應該委派專業人員提供第一線的服務，也應負責與**商簽訂合同，以獲得第二級支援。
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