專案計畫十步法

專案延期、超費用和客戶不滿意的最普遍的原因之一是因為缺乏適當的專案計畫。

「專案計畫」階段是專案中最為核心的階段之一。在計畫階段，人力、資源、財力、**商和各項任務都必須被正確地安排，只有這樣，專案經理才能夠有效地監控專案的中間產物和最終成果。

下面的步驟能有助於快速有效地制定專案計畫：

步驟1：制定專案計畫

首先，需要制定乙個專案總體計畫，該計畫的制定對專案的成功是至關重要的。專案計畫用來確定各階段、要完成的活動和任務的工作分解結構（wbs）。專案計畫定義每項任務的排序、工期和依賴關係，也明確要完成專案的資源總需求和財務費用總需求。

步驟2：制定資源計畫

專案總體計畫制定之後，就要對完成專案的資源做詳細的評估。所需的人工、裝置和材料要一一列出，並進行量化。最後，還要制定出資源消耗計畫，以及專案每一階段所需的資源總量。

步驟3：制定財務計畫

財務計畫描述了專案每個階段所需的財務資源總量。計算出人工、裝置和材料的每一分項的總費用，以及專案計畫中每一活動的總費用。

步驟4：制定質量計畫

為了確保專案的交付產物滿足客戶的要求，必須準備好質量計畫。該計畫詳細列明要達到的質量目標，同時，安排好質量保證和質量控制的系列活動，以確保整個專案的質量目標得到實現。

步驟5：制定風險計畫

專案的風險管理是專案生命週期中的關鍵過程。為了有效地降低風險，所有可預見的專案風險都必須被識別，並根據它們發生的可能性和對專案的潛在影響進行評估。然後，對風險進行排序並得到優先考慮的風險。同時，制定一系列降低每個風險可能性的行動方案，並且當風險一旦發生，儘量減少風險對專案影響的對策。

步驟6：制定驗收計畫

客戶滿意的關鍵是要得到客戶的認可：交付成果達到了質量計畫中寫明的質量標準。為了保證專案的每個交付成果都得到客戶的認可，就需要制定必要的驗收計畫。該驗收計畫提供了驗收評審一覽表，包括專案中每個交付成果的完成要得到客戶驗收認可的行動事宜。

步驟7：制定溝通計畫

溝通計畫是乙份用來描述提交給專案干係人資訊的文件，把有關的專案進展情況通知各干係人。要確定每乙個專案干係人，以及明確他們對資訊的需求。溝通事件和活動一覽表要分發給相關人員，以便正確的資訊在正確的時間傳達給正確的人。

步驟8：制定採購計畫

專案通常需要從外部**商採購物資（如產品、服務或特殊的物資）。採購計畫描述了要從外部**商採購的物資種類和數量，以及採購時間和送貨方式。

步驟9：和**商簽約

明確要採購的貨物的具體情況後，專案團隊就要著手供貨商的選擇，和乙個或多個優選**商簽署合同。

步驟10：執行階段評審

憑藉對專案的所有活動、資源、財務和**商關係的詳細理解，團隊即將進入專案的執行階段。有必要進行階段評審，以確保所要求的計畫活動已經按完成，從而對進入專案執行階段提供正式的批准。

通過以上的10個步驟，一套完整的專案計畫已經建立，該計畫將在整個專案生命週期中為正確地控制人力、資源、財務、**商和任務提供保證。