一起使用sharepoint工作流和bcs可以實現很多複雜的業務場景。
比如，有乙個簡單的費用報銷流程，客戶希望：僅當總費用超過某個限額時，工作流會把費用報告傳送給審批者；如果低於這個限額，則自動審批通過。而每個人的限額是不同的，每個人的限額可以從某個外部系統中獲取到。我們可以考慮利用bcs獲取到這個資料。如果這個資料是通過外部資料列表暴露在sharepoint的，工作流就可以查詢到這個資料。
一般來講，我們有2種工具來設計bcs工作流。一是採用sharepoint designer 2010提供的開箱即用的activity來設計，再有，就是使用visual studio。
設計bcs工作流時，有幾個點非常重要。
工作流不能關聯到外部資料列表
在sharepoint 2010裡，工作流不能直接關聯到外部資料列表。這是因為外部資料不是儲存在sharepoint裡，所以當列表條目發生變化時無法通知給工作流。但這並不意味著外部資料無法使用工作流。我們可以建立乙個站點工作流，或者為某個常規列表（如文件庫）建立乙個工作流，並讓這個列表從外部資料列表讀取/更新資料。當然，我們也可以將外部資料列表項作為spd任務處理的目標，儘管任務鏈結總是外部資料列表項沒有標題。
訪問bcs的工作流必須以服務賬號執行，即使在身份模擬步驟下
工作流會一直以服務賬號來執行（一般是iis的應用程式池賬號），並且只有當使用secure store service或者reverttoself（因為安全原因，預設情況下被關閉）時才支援工作流。這樣的限制是為了保護sharepoint受到惡意模型/開發人員的攻擊。因為對後台系統的訪問總會以某個服務賬號觸發，所以我們無法跟蹤到底是誰修改了資料。要解決這個問題，我們可以讓工作流把spuser的名稱傳遞到外部資料列表的某個列，或者是某個使用bdc api的自定義activity，但這僅僅是為了資訊追蹤的目的而不是乙個可靠的安全保護措施。
使用spd list item activity和使用外部資料列表是非常類似的，2者最大的差別是對於spd list item activity，我們識別它時需要使用其identifying列而不是id。
接下來我們開始設計前面提及的費用報銷工作流。
使用safelimit外部內容型別，建立外部資料列表，命名為safelimits；
建立乙個名稱為expensereports的文件庫；
在spd中，開啟expensereports文件庫；
點選"new list workflow"；
為工作流起乙個名稱，並且輸入描述資訊，然後點選下一步；
新增乙個"set workflow variable"的動作；
點選工作流變數鏈結，點選"create new variable"，命名為 safelimit；
點選"value"，然後 點選
按鈕 建立外部資料列表查詢；
選擇safelimits外部資料列表作為資料來源；
選擇顯示safe limit的字段limit；
選擇emplyeeid；
點選對話方塊中的
按鈕，在新對話方塊中選擇"current item"，然後再選擇employeeid。
完成上面的操作後，結果如下圖。現在可以選擇safelimit變數，並且在工作流中使用它來作決策了。
備註：當點選"ok"後，會有乙個如下的警示資訊。這對於外部資料列表來講是正常的，無需在意。它只是告訴我們如果外部資料列表專案沒有唯一值，那麼系統將返回第乙個找到的專案。
如果需要建立、更新或者刪除外部資料列表的一小部分條目。
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