sap r3系統的財務會計結構
再來點概念性的
sap r3財務基本概念及整合性淺釋---總帳等概念
1，科目表的建立及分配
在sap 中，科目表的層次較公司**高，也就是說先建立好科目表，然後可以分配給不同的公司使用。在同一集團範圍內，為了使各個集團範圍內的公司使用的科目表都能一致，通常是先建立乙個虛擬的公司及科目表，然後集團範圍內公司都可從其拷貝。科目表中的科目就是在總帳的主資料中分別建立的。這裡值得一提是，在sap 中的科目表與傳統的手工方式在科目體系中有了很大的不同。傳統的帳務體系將會計科目分為1級科目、2級科目、3級科目等。但在sap已沒有這樣分法了。除了應收、應付、固定資產等統馭科目外，所有的明細或2、3科目上公升為總帳科目（當然在使用之前，應進行有關主資料的設定），如傳統的銀行存款—工商銀行 xx支行xx帳號，這只是銀行存款的乙個子科目，但在sap中，此時已設定為乙個總帳科目了，科目**是根據企業會計制度中的有關編碼擴充至8位編碼，如乙個企業有許多銀行存款，在sap中就變成了有許多總帳科目。在總帳層次顯示時，是分別顯示的，但到報表層次時，則根據所有銀行科目中的前四位**匯集成乙個科目銀行存款進行披露。管理費用也一樣，在sap中有非常多管理費用的總帳科目（如工資、獎金、津貼等）。但在總帳還包含有從其他模組中過入的金額，如統馭科目，統馭如應付收及固定資產的明細科目，因此在sap的總帳科目表中，我們看到的就不是目前的
五、六十個科目，而是將近五百個的總帳科目。由於應收、應付、固定資產有各自獨立的模組，所以有各自的明細帳。但反映在總帳及報表層次時，分別為細分的統馭科目（如應收帳款可根據企業管理的需要分為應收國內的款項與應收國外的款項等）。sap所有的財務資訊都是即時的，當記錄一筆總帳分錄時，相應的總帳、報表都已生成，當應收明細帳生成時，通過統馭科目就可即時過入總帳與報表。也就是說，在sap的帳務裡，任何時點都會產生新的總帳與新的報表（注意該總帳與報表並不完全體現法人的資產負債損益情況，尚有折舊、預提待攤因素要考慮）。
2，統馭科目的概念及分類，統馭科目的變更
統馭科目（reconciliation account）指的就是將明細科目歸集起來的意思。前面我們說到，系統總帳科目表中包括統馭科目，該統馭科目是與應收模組、應付模組、固定資產模組有關的，其中長、短期借款運用了應付模組的功能，也成為了統馭科目。在實際業務過程，我們可能會發生統馭科目選用錯誤，此時就要用到統馭科目的變更功能。如客戶a的統馭科目被誤選為11310101，並有一筆分錄輸入，假設為1000元，此時的總帳科目11310101就有1000元餘額，事後發現用錯統馭科目，為此在此客房的主資料中更改統馭科目假設為113102101（注意這並不會更改已過入11310101的1000元），更改完畢後，至月末（假設本月只有一筆分錄及餘額為1000元）執行客戶重組程式，系統會產生借：11310299（系11310201的調整科目，但非統馭科目）1000貸： 11310199（系11310101的調整科目，但非統馭科目）1000，在報表層次上11310101與11310199被安排在一行後餘額變為0， 11310201與11310299被安排在一行後餘額變為1000，這樣在報表層次就將由於選錯統馭科目而產生的錯誤糾正了。第二個月初，系統會自動執行相反的調整分錄，借：11310199（系11310101的調整科目，但非統馭科目）1000貸：11310299（系11310201的調整科目，但非統馭科目）1000.直到選錯統馭科目的金額被支付出去後，才不需執行上述程式。
3，憑證的輸入規則：在sap中，總帳科目在輸入分錄是需要遵循傳統的記帳方法，「有借必有貸，借貸必相等」。但對於應收、應付的發票輸入（即作會計分錄）單邊則可，如在應付模組作發票輸入，填入**商的號碼，日期、金額後，其次填寫行專案，此時的行專案的字段中已經預設了借方，使用者只需選擇適當的總帳科目（如管理費用—xx）、金額、成本中心即可。產生的分錄即為借貸皆具的雙邊分錄了。應收模組的發票輸入也同樣。在應收、應付模組中除了後勤模組的「發票校驗程式」及銷售模組的「出具發票程式」自動過入應付、應收帳款外，尚有許多處如「過帳」、「清帳」也具有半自動生成會計分錄的功能。另外，在sap中，憑證具有較寬泛的意義，如後勤模組的產生的收貨單據，在sap中也稱為憑證，發票也稱憑證，因此財務人員在實際操作中應注意區別。
4，憑證的類別
傳統的會計核算中，將憑證的類別分為收、付、轉三類或直接就是一類記帳憑證。sap對憑證的分類基本上也遵循收、付、轉三類的原則，即總帳憑證（類似轉帳憑證）sa，與**商有關的憑證（類似於付款憑證）：kr（應付**商的憑證）、kg（**商轉來的紅字發票，sap稱為貸記憑證）、kz（付款給**商的憑證），與客戶有關的憑證（類似於收款憑證）：dr（開具發票給顧客的憑證）、dg（開具紅字發票給顧客的憑證）、dz（向顧客收款的憑證），與固定資產交易有關的憑證aa 等。
5，記帳碼
在手工的會計核算過程中，我們通過用記帳符號「借」與「貸」來描述資產、負債的增、減。但在sap中，卻變得有些複雜了，比如，對於總帳科目的憑證，用符號40來表示總帳的借方，用50來表示總帳的貸方，分錄例示如下：40：10010101（現金）50： 50150101（營業外收入）；對於與**商發票有關的憑證輸入，主要與應付帳款有關的借貸方就比較複雜了，如貸方用31、32、33、34、35、 36、37、38、39，借方用21、22、23、24、25、26、27、28、29，如**商發票輸入分錄為：40：50100101（營業費用-電費）31：10100037（表示通過主資料建立的**商編號）。對於與應收帳款有關的，其應收帳款的借貸方所用的記帳碼：用01、02、03、04、 05、06、07、08、09表示借方，用11、12、13、14、15、16、17、18、19表示貸方，如輸入一筆與客戶發票有關的分錄：01：客戶有關的號碼50：其他業務收入。與固定資產有關的業務，用70表示借方，用75表示貸方，假設通過應付模組採購固定資產，70：固定資產號碼31： 10100037.與存貨有關的業務，用89表示借方，用99表示貸方，如89：存貨貸：50：grir，退貨時，40：grir 99：存貨（與存貨有關的會計業務，大部分是系統自動產生的，因此少了一道麻煩！）。
記帳碼在sap中實際上起到如下的作用：在行專案中決定可輸入的科目的類別；行專案是以借方或貸輸入；決定其他欄位的狀態。
6，憑證號碼的產生
在sap 中，憑證號碼可以由系統產生也可由手工產生，但系統產生的憑證號是連續的，手工產生的號碼難免會產生跳號等失誤，因此對系統設定時採用的憑證號碼是由系統自動產生的。同時，對不同類別的憑證，系統對其產生的號碼的範圍不盡一致，如輸入**商發票產生的憑證號在1900000000-1999999999之間，付款給**商的的憑證產生的憑證號在1500000000-1599999999，與固定資產有關的憑證產生的憑證號在0100000000- 0199999999之間，開具發票給客戶產生的憑證號在1600000000-1699999999之間等等！尚有其他號碼範圍，可參照總帳藍圖中的有關敘述。當然，號碼範圍是與年度有關的，即開始新乙個會計年度時，號碼區間又會被重新選用，從而避免號碼被用盡的可能。
7，記帳期間變式，會計年度與特殊期間
記帳期間變式是較難理解的乙個內容。通過手工的做法是，在某一期間內所有交易都必須在同一時點結帳，以便總帳及財務報表的生成。但在系統中，由於每一時點都可以產生乙個即時會計報表，因此某些型別的憑證可以在期間結束時予以關帳，而某些卻又可以繼續開著，即某些型別憑證可在8月份入七月份的帳。當然從嚴格的角度說，這是不合適的。這就是記帳期間變式。特殊會計期間，在系統中，會計期間基本上分為12個期間，這與正常手工核算無二，但由於在年度的會計期間結束後（此時12月31日會計報表已產生），仍然存在應當調整的事項，如審計時發現有些費用的確認不盡合理，有些交易金額必須重新確認（如某些資產負債表日後事項），這時的調整就在特殊期間進行。sap的特殊會計期間分為4個，即13-16期間。但有些資產負債表業務卻又難以在特殊期間實現，如資產負債後日後發生的上一年度的退貨，由於這涉及到整合的業務，所以在sap較難實現（具體參見後述）。
8，初級成本要素與次級成本要素
初級成本要素與次級成本要素。sap除總帳的及時整合外，它的另乙個特點是與控制模組的及時整合。在sap中所有的總帳中的費用科目都被要求建立成為初級成本要素。這樣，當輸入乙個總帳的費用分錄時，系統會要求輸入乙個成本中心，即表示此時系統已將該初級成本要素分配給了某一成本中心。即通過乙個分錄就將總帳與控制模組的要求同時滿足，這就是sap的無縫整合。當然控制模組中只有該要素的金額，而不是像總帳的記錄是通過雙邊分錄來實現的，因此某成本心的費用報表是各個初級成本要素總匯。次級成本要素是指，某一成本中心的費用要素可整理成為次級的費用要素（專案），並將其通過一定的比例分攤給不同的成本中心。控制模組就是通過這兩個要素反映了企業內外部間的資金流動情況。在sap中，初級成本要素就類似於科目表，它可以分配給任何乙個成本中心，包括法人間的成本中心，即不同的成本中心可能包括的初級成本要素是一模一樣的，但金額卻不盡相同。
9，分配與分攤
分配與分攤對於成本要素的來說是乙個很重要的功能。並且這功能就類似於固定資產折舊一樣，一月只能執行一次。分配的功能是與初級成本要素相關的，分攤的功能是與次級成本要素的功能相關的。這兩個功能同樣都可用到計畫（預算）與實際發生額中。如可建立乙個迴圈，將某成本中心（可超過乙個以上）的初級成本要素（可超過乙個以上），按一定的比例分配給其他成本中心（可超過乙個以上），當然也將這迴圈分為幾個段，各段間相應的要求可以不一樣，這樣每月末執行時，就可以很好地反映初級成本要素的流向情況。同樣的，也可建立乙個分攤迴圈，將某成本中心（可超過乙個以上）的初級成本要素（可超過乙個以上）重新組合成為乙個次級成本要素，然後再將其按一定的比例分配給其他成本中心（可超過乙個以上），當然也將這迴圈分為幾個段，各段間相應的要求可以不一樣，這樣每月末執行時，就可以很好地反映次級成本要素的流向情況。分配與分攤的區別在於，分配是將某一成本中心的初級成本要素分給另一成本心，被分配的初級成本要素會與被分配的成本中心的相同的初級成本要素一併反映，而分攤則是將次級成本要素分攤到另一成本中心，與被分攤的成本中心的初級成本要素一同反映，這樣有利於區分本成本中心的發生的費用與分攤過來的費用的界限。需要說明的是，同一利潤中心下的成本中心的分配或分攤，並不影響該利潤中心的利潤額，但跨利潤中心進行分配或分攤，則影響了不同利潤中心的利潤額，兩種方法產生（分配或分攤的規則相同時）的影響一致。
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