說起時間管理，通常我們都會想到，要區分重要和緊急，要合理利用精力比如用番茄鐘保持 25 分鐘專注再休息 5 分鐘等等。這些是具體處理任務和精力的技巧。
但在工作中，浪費時間的很可能不是技巧層面，而是意識層面。例如常見的資料夾整理、任務管理、專案管理，我們常常用資料夾梳理專案，用事件管理工具做任務管理，會無意識造成時間浪費。
不知道大家是怎麼組織專案資料夾的？以前我都是按專案結構的。比如手頭有 ab 2 塊業務，a 下有 n 個專案，n1 下有 m 個子專案。按下圖建資料夾。
看上去很合理是吧？但是！一段時間後我想找 m3 的一張設計圖，突然忘記 m3 在**了！專案交叉的時候更加懵 x ，比如有個電商**首頁改版，改了**的樣式。把圖放在首頁改版的資料夾裡。但是又有乙個叫**的資料夾。時間很久之後**、首頁改版傻傻分不清。有時乙個新的專案既屬於 a 業務，又屬於 b 業務，不知道該建在哪個資料夾下面。
我還看到有同事習慣先分乙個進行中、已完成的資料夾，再把專案分別放裡面。這種除了剛才講到的問題，還要多思考一下，這個專案是已完成的還是進行中的？
但其實這樣是混淆了檔案整理和專案管理。資料夾整理只是幫你整理資料的，不是幫你梳理專案的。哪些專案是重點、某個大專案裡有哪幾個關鍵子專案不應體現在對資料夾的整理上。這些應該體現在自己的意識裡，或準備在乙個單獨文件裡。
資料夾的使命是「被快速搜尋到」，而不是「了解子專案在整體專案中的等級」。(資料夾：臣妾做不到啊！！)
那可以怎麼做呢？不用區分業務，不用區分大專案，起乙個專案就建乙個資料夾，按時間順序排。名稱可以是資料夾建立時間+專案名稱。專案上線後把建立時間改為上線時間。
線性結構即可，而不需要層級結構。
這樣如果你記得專案大概時間，就可以很快定位到資料夾。即使忘了，也可以直接搜尋名稱定位。事後老闆問 xx 專案什麼時候上線的，也可以快速反饋。
另外，要區分時間是建立時間還是上線時間，可以加個小標記。例如，加*的都是未上線的，這還能保證進行中的專案在前。
資料夾整理的痛點其實和朋友圈分組很像有沒有！！有沒有覺得怎麼分都是不對的。一般我們都是按關係型別分，比如同事、朋友、家人、前男友(？？)。
但這個分類綜合了關係親疏和認識方式，會有交叉，例如同事玩的好的成了朋友。剛認識的人會按認識方式分，比如 xx 線下活動、xx 社群。又和前面的會交叉。
就算朋友組，有些內容也不是所有人都合適看阿~有些朋友必須看到積極生活的樣子，有些朋友可以看到半夜喝酒的**，有些朋友可以看到糗照.....
所以其實，最好的分組方式是按人設分組！！你希望在這些人眼裡是什麼人設，是積極生活的還是有時頹的。唯一的問題是人與人的關係是會變的。你希望在別人眼裡的人設也會隨關係改變而改變。(當然啦，人格不**的人沒有這個煩惱.....)
回歸正題，再來說任務管理。
以前我是這麼做的：每天要做什麼任務，列乙個 todolist，例如周一時要開乙個需求評審會，出乙個需求文件。a 專案週三出設計稿，周五上線。我把前 2 項寫在周一的 todolist 中，出設計稿寫在週三的 todolist 中，上線寫在周五的 todolist 中。
但是會有什麼問題呢？
到了週三的時候，發現設計師還沒動稿。或者周四的時候，老闆問 a 專案什麼進度了？黑人問號臉。因為週三周四也列滿了一堆 todolist，週三出設計稿的節點被埋沒在一堆事項中。
這種做法實際上混淆了事件管理和任務管理。我是這麼定義的：乙個專案的關鍵節點都可以看作任務(例如週三出設計稿，周五上線)。這些可能不是自己完成的，例如設計稿是設計師出的。而事件是自己具體要做的事，例如開會，出需求稿。任務可以拆解成事件。例如週三出設計稿可以拆解為周一盯設計出初稿，周二完成評審，週三盯設計出終稿。
任務管理本質是去把握專案進度的，不適合用 todolist 做，應該放在甘特圖裡。而事件管理是明確具體要做的事項。
每天列 todolist 的時候，可以結合甘特圖看一看拆解任務，再結合比如需求池看有什麼待定需求等，列下具體要做的事。
關於專案管理，這塊文章有很多，我就簡單談一點。
曾經有乙個專案是上保險，這是我們第一次對接保險公司。需要和他們先進行技術聯調。這步走不通其他都免談。
於是整個專案中花了大量時間在跟進聯調，到了終於跑通喜極而泣的時候，發現真是要哭了：還有許多的體驗問題。這些問題雖然在聯調時也發現了，但當時有「不能上線」這個困難擺在面前，覺得完全不重要，而此刻流程跑通，突然變得很重要。所以研發 gg 很崩潰：你怎麼不早說？
後來反思了一下，「流程跑通」和「體驗問題」在一開始我分配了不同的重要性。但其實，由於它們都是在上線前必須解決的，應該有同樣的重要性。但是它們有不同的風險性。「流程跑通」風險性更高，它失敗了整個專案無法推進。
風險性更高的點可以用來調整專案預期(例如告訴需求方有 delay 可能等)，可以享受更多的資源，但不能享受更多的重要性。應該給同樣重要的其他點預留時間。
所以在專案開始時，要清楚地羅列影響是否可以上線的關鍵點。例如重要技術問題、重要體驗問題、重要配合方(如財務、客服)等，給各個點分配同等的重要性，並在一開始就著手安排各個關鍵點。但凡上線前改一堆的情況往往是混淆了風險性和重要性。
時間管理其實涉及的點還有許多，除了提到的這些，還包括對業務的熟悉度、對新概念的理解速度等。對概念不充分理解會導致任務反覆，尤其浪費時間。我在本系列的最後一篇還會具體講到～
但梳理清楚資料夾整理、事件管理、任務管理、專案管理的關係，一定是很關鍵的一步，會幫你節省很多時間。
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