為使用者提供太多選擇是雲的致命缺陷嗎？

過去幾年湧現出了大批「顛覆性」的新型科技初創公司，它們扎堆進入市場，為小公司和大企業推出各種各樣的軟體即服務(saas)和應用軟體解決方案。乍一看，這是個好訊息。然而，「選擇太多了」這個短語也許同樣適用，甚至可能反而阻礙雲服務的採用。

就文件管理系統(dms)而言，集中是多年來的目標;然而，市面上出現了擁有廣泛整合功能的新技術，比如sap modules和風頭正勁的後起之秀slack，這些新技術正在徹底改變集中這個想法。

如今，資料、文件和裝置日益擴散開來，所以基於雲的文件管理系統試圖運用嚴格的規則和流程不再切合實際――畢竟，隨風彎曲的樹才屹立得最久。

未來會靈活多樣

使用者日益要求其dms(以及整個協作技術)具有更大的靈活性，但是這實際上意味著什麼呢?更多的選擇到頭來會不會反而阻礙雲服務的採用呢?

今年會有眾多不同的平台浮出水面，並且在企業界受到追捧，數量之多將是空前的。實際上，從完全採用者獲得的價值提公升方面來看，企業社交網路(esn)的持續崛起就好比上世紀九十年代個人計算機的崛起。

所以，一套更靈活、更多樣的檔案管理工具是好事，還是它實際上會導致一些公司面對太多的選擇，對雲服務避而遠之?

無縫整合是關鍵

市面上一系列廣泛的業務流程和工作流程解決方案似乎讓人無所適從，但是如果各個應用程式以一種安全、無縫、直觀的方式彼此整合起來，多少有望緩解這種情況。這讓使用者可以自由、靈活地選擇最適合其工作的工具，並輕鬆地將工具整合到企業內容管理(ecm)策略中。

雲服務旨在幫助形形色色、大大小小的公司減少成本、改善協作和提公升效率，這應該都會對賬本底線帶來顯著影響。尤其是文件管理系統讓員工可以隨時隨地訪問資訊，甚至可以與同事同時操作。這種解決方案的靈活性意味著，公司本身能夠變得更靈活、更敏捷、更有競爭力。

更加合作的方法

當然，可用工具方面擁有更多的選擇，以及更高的可訪問性和移動性比十年前更僵硬的系統要好，是不是?如今，人們極有可能在家辦公，他們想要這天通過智慧型手機或平板電腦來訪問重要的業務資訊和文件，次日想看看在辦公pc上是不是實現了同步。

安全的、基於雲的平台也非常受歡迎，因為它們讓自由職業者和合同工(擁有必要的訪問許可權)可以從世界上任何地方登入，從事於某個專案或工作流程。

最終，如果這些工具提供一種真正的解決方案，為使用者簡化生活，那麼能夠從一系列廣泛的選擇中選出合適的那乙個，然後徑直新增到現有的工作流程中，肯定是樁好事。

安全性和便利性

由於可穿戴技術和物聯網變得更加普及，開始生成寶貴資料和洞察力，公司內部的消費化現象會隨之加劇。將控制權從it部門奪過來、交到使用者的手裡可能很危險，但也有其優點。提供安全、適當的裝置、工具以及平台，讓你的員工可以使用他們最熟悉的技術，這有望提高生產力和滿意度。

雖然安全性和便利性有時似乎是個矛盾體，但是它們倆始終是需要考慮的關鍵因素，這在短期內不太可能會發生變化。

模組化的崛起

那麼，遍地開花的顛覆性技術果真給基於雲的dms提供商出了一道難題?並非如此。它讓我們保持警覺，並迫使我們將整合放在解決方案的首要位置，這對使用者們來說完全是好訊息。

模組化業務工具(比如sap business bydesign)提供了多樣化的saas產品，適合專案管理、人力資源、客戶關係管理及另外許多業務流程。我覺得，模組化會成為最佳文件管理系統的乙個必要元素，讓中小企業和大企業能夠堆疊和構建滿足其具體需求的靈活、定製的解決方案。

至於有沒有像一應俱全式的dms軟體包，我無法確信，不過擁有廣泛整合功能的新技術意味著，在未來幾年，靈活性和選擇會日益受到使用者們的重視。