簡言之，dlp是乙個尋找敏感資料軟體，無論是網路傳送或在計算機系統內的資料都可以設定策略進行處理。如果使用者試圖通過電子郵件傳送敏感資料，或張貼到**上，或複製到usb儲存驅動器， dlp技術可以識別其活動，並記錄下來。
更重要的是，大多數的dlp應用可以防止使用者可能損害資料或洩漏給未經授權**的活動。dlp軟體可以關閉"寫"的能力，讓一般pc可以將特定資料複製到外部儲存裝置，或者其也可以阻止使用者通過電子郵件傳送資料給其他使用者。
此外，大多數的dlp系統也將通知有關各方圍繞有關活動的敏感資料。它可以告知使用者，他企圖的行動是非法的，它可以通知管理或it安全人員使用者發生的操作，使使用者可以得到糾正或者其它行動。
大多數dlp技術工程通過"深度內容檢測， "這意味著它可以讀取資料，以確定具體的文件，條款或特徵來標明敏感性。例如，大多數的dlp工具可以識別社會安全號碼，**號碼，或其他的資料格式，其可能建議說存在私人資訊不應該共享。更好的是，dlp工具可以"教會"辨認字詞，短語，以及資料格式等可能表明公司特定內容的具體資訊，如客戶編號，製造設計，甚至可能涉及到智財權或商業計畫的單詞或短語。
一些dlp產品分析資料只有在資料傳送時，通常是在網路傳播情況下，更多的產品則側重於發現儲存的資料，比如伺服器或客戶機。有些只能防止特定型別的傳輸，如電子郵件，而另一些則有更廣泛的能力。然而，大多數專家一致認為，dlp工具最重要的因素在於能夠發現這樣的敏感資料。如果它發現太多誤報，被確定為敏感的資料實際並不是，或虛假內容，dlp工具就不會是非常有效的防止資料丟失的軟體。
如果您的組織沒有dlp，不要擔心，你並不落後。大多數報告表明，只有不到一半的大型企業有dlp，有些人說，這一數字甚至不到百分之二十五。然而，大多數報告還指出，大多數公司，包括美國百分之六十八的公司，有計畫在2023年底前部署dlp技術。
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