OA聯結一校多區的校園解決方案

2021-09-08 06:36:55 字數 2653 閱讀 9388

近些年,大連交大抓住高教改革的機遇,堅持體制創新,不斷拓展新的辦學領域,辦學規模日益擴蟆?004年底,旅順新校區建成

使用,軟體學院、愛恩國際學院、

資訊工程學院、中日友好大連培訓中心等一批院校及附屬機構落成,拓展了交大辦學空間,為交大可持續發展奠定了基礎。

「一校多區」盼oa

隨著高校

管理體制改革和布局結構調整,大連交大出現了「一校多區」、「一校多院」、「一校多制」等新情況,給交大教學教研、行政

辦公等管理提出很大挑戰。

這些院校距離較遠,教學、科研和行政事務的管理負荷和管理難度大大增加,資訊流通滯緩,辦公週期變長,需要利用新資訊

技術促進管理效率、辦學水平的提高。同時,辦學空間拓展、辦學模式多樣、辦學體制創新也對交大現有的行政管理造成了影響,要求有校區間的新型現代化辦公方式出現,能適應實現多校區遠端

協同辦公。

經過多年的

資訊化投入與

建設,在課程體系、教學內容、教學方法和教學手段等方面,大連交大重點抓住支撐系統及資訊

服務系統的建設,通過資訊資源的

整合來提高交大管理

系統能力。

2023年3月,大連交大決定以oa建設為突破口,重點解決交大現有的管理問題與難點,建立多校區協調運轉機制,構築全方位協同辦公

平台。經過認真論證,合強智慧型辦公系統獲得了大連交大的認可,於是雙方聯手,共同探尋、建設交大oa之路。

大連交大公文流程圖

智慧型檔案管理平台實現知識共享

大連交大多數辦公事務屬於跨院系、跨處室

應用,在以前手工填單並完成流轉處理的情況下,每天產生至少上百份的紙質**;交大各學院、學系距離較遠,鬆散分布,存在著損耗時間多、效率低、強度大等現象,容易滋生過程監控難、管理難、協調難等問題。

因此,交大力圖通過上馬協同oa系統,將教程安排、用品購買、代課申請、教務通知、兩辦公函、行政、財務、人事、後勤管理、附屬機構等多個流程規範化,並將這些流程進行

電子化、

網路化、無紙化處理,以減化中間流轉過程,提高辦事效率。

交通大學在檔案庫的規劃與設定上,一是設定了兩辦檔案庫、人事檔案庫、教務檔案庫、紀委(監察)庫、公共檔案庫等,用於歸檔各類流程流轉完成的檔案,按部門規劃檔案庫;二是

設定了管理檔案庫,用於共享各類管理規定及規章制度等公共資訊文件。

教務、科研、黨務和行政管理是大連交大主要的辦公業務,有著大量的跨處室、跨院系的事務需要協同處理。通過上馬oa系統,大連交大辦文建立了一套完整有序、監管得力的

工作流程。

領導可對各院校、科室上報的工作計畫、財務資金排程、考勤統計、學生

考試成績、教研科研情況等隨時查詢,滿足了交大領導高效處理日常事務的工作需要。

伴隨大連交大半個世紀的發展歷程,日積月累形成了海量、重要的檔案資料、技術知識,而存在於各院校、學系、處室之間的「資訊孤島」,給檔案檔案的諮詢、查閱、呼叫及儲存帶來挑戰,方便性、安全性、儲存量等問題凸顯。

大連交大著手改變傳統的檔案管理模式,建立智慧型檔案管理平台,進行文件資料的交換、發布和儲存,形成知識管理型的資訊管理機制,實現對內部日常產生的各類檔案文件的有序管理和分類儲存,推動

知識管理促進內部資訊學術交流,營造知識共享和知識創新的資訊氛圍。

四個平台改變傳統教務模式

通過oa智慧型辦公系統,大連交大重點構建了四個

自動化平台、近百個流程運作,主要

功能模組均得到充分應用,有效實現了工作協同及知識管理。

交大課程調整、會議安排、學生活動、上機審批等日常事務及資源調配安排均在oa中辦理與通知,即請即辦,即辦即批,提高了教學、辦公效率。平時新教師入職手續,包括辦理**、上網帳號、ip位址、工資卡號等多項申請也可在oa中實現。

會議管理是交大oa乙個重點應用,會議召集者使用合強oa系統提供的他人日程功能,看各與會者和各種會議資源(如會議室、投影儀、教具等)的時間安排是否與原定會議時間衝突,作出會議是否改期的決定。

就新決定的會議時間,會議召集者通過oa系統提供的會議管理功能,發出會議通知,該會議時間將同時寫入各與會者的日程安排中,按照輕重緩急把會議安排得井井有條。

對於招生計畫、職稱評選、財務預算、財務報銷、工程建設等重要事項,均可在oa上審批監管有效控制,審批透明、監督有力,使教職工有意識地轉變工作作風,增強透明度,提高辦事效率。

同時,各院校、科室上報的工作計畫、考勤統計、學生考試成績、教研科研情況等集中在oa上反饋,交大領導可隨時查詢,巨集觀控制,為科學決策提供依據。下圖為交大請示報告單流程示意圖:

請示報告流程簡單描述如下:報送人填寫請示報告單,送所在部門領導審批;部門領導填寫意見,根據報送的內容決定送校領導審批或送相關職能部門;校領導填寫審批意見,送相關職能部門;相關職能部門填寫意見,通知建立人;建立人得知請示報告結果,將文件歸檔完成。

交大所有檔案從起草、審訂、簽發、分發全部在網上進行,改變了過去紙質檔案「滿天飛」、下發檔案「跑斷腿」的局面,縮短了辦公時間;由於實現了電子化流轉,全校檔案的用紙量、墨的消耗量、**、傳真、信函等費用大幅減少,節省了大量辦公經費。

交大還充分利用系統的一些輔助功能模組,實現了其它方面的自動化管理,例如物品管理、電子刊物、圖書管理等, 使各類資源得到科學利用,另外,一些常用通用的工作工具,如人員通迅錄、個人通迅簿、萬年曆、計算器等等,也為教學工作帶來很多便利和幫助。

大連交大協同oa系統的成功應用推廣,充分推動了大連交大行政辦公、教學管理的革新與提高。

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