用CPS(冠軍高效系統)提高工作效率

2021-09-05 21:41:27 字數 3263 閱讀 7219

工作效率低最主要的原因是缺乏時間管理或者時間管理混亂,利用好的工具可以大大提高時間管理技能,提公升工作效率。在這裡推薦一下冠軍高效系統。

冠軍高效系統cps(champion productivity system)能夠幫助掌控每天所有的大小事項,是提高工作效率與產出的高效工作流程系統。這套系統的

以下是cps的相關資訊、原理和注意事項,以下內容幾乎句句是要點,故不標出仔細,請讀者細心領會。

1.冠軍高效系統cps的目的:

讓你能夠更好地決定與選擇什麼時間、什麼地點去做什麼事情是最恰當的,幫助你高效地完成手頭所有的工作,成為一位成就非凡又快樂的高效冠軍。

2.基本原理:將每一件會吸引你注意力的事項,分成5個階段的流程來處理:

* 收集:只專注於將所有讓你注意的「事項」或是未盡事宜,全都收集、記錄到你的「收集中心」 *

* 安排:只專注於將」行動任務「安排到適當的日程上,準備執行; *

執行:只專注於確保完成今日日程安排的所有」行動任務「,向你的目標邁進; *

規劃:只專注於每週所有事項的檢討與下週的計畫,確保方向正確,符合你的人生與事業藍圖目標。

3.冠軍高效系統cps——「收集」

要點:將所有的未盡事宜,記錄存放到你的「收集中心」。我的主「收集中心」是膝上型電腦上的outlook, 隨身搭配工具是智慧型手機。養成收集的成功習慣:(注:收集即凡事有記錄,記錄是一切pdca的基礎,收集不僅僅是待辦事宜,更重要的是好的想法。收集的東西進入inbox即gtd中說的工作藍,注意inbox工作藍裡面的內容再進一步分析才會轉移到待辦事宜。)

* 凡是吸引你注意力的與未完成的事項,都必須100%收集到你的主要」收集中心「裡;(這點我常常做不到位,要改進,保證100%)

* 你腦袋裡想的事項,必須100%記錄到你的主要」收集中心「裡;

* 當你在做收集的時候,只專注於收集事項,將其記錄到你的收集中心,而千萬不可一邊收集一邊處理或是執行;

* 你的收集工具必須盡量少而專。

* 臨時記錄在這些次要」隨身搭配工具「裡的事項,要盡快搬到」收集中心「裡,確保」收集中心「資訊的完整性;

* 你的收集工具必須全天候隨時待命。當你不方便攜帶你的主要」收集中心「的時候,至少要帶一種的隨身搭配工具在身邊,讓你不會遺漏任何想法與事項;

* 你必須經常、一天多次地使用處理,清空你的收集中心。

4.冠軍高效系統cps——「處理」

要點:清空你的「收集中心」的所有事項,分類放好。掌握「處理」的成功關鍵:(注:我對處理有兩個方面的理解,乙個是對收集到內容的進一步細化和整理,明確問題的定義;另外乙個方面則是收集轉到待辦事宜,為下一步的行動安排做準備。特別是對於大型的事務,收集到的東西是很難直接轉行動的,必須進行分析,分類和分解。)

* 每日處理3-4次,每次完全清空「收集中心」

* 最後收集到的,最先處理。

* 完成時間超過2分鐘的,絕對不可以當時就跳進去執行,要先到安排好了最適當的優先序與時間,再執行;

* 事項絕對不可以再返回」收集中心「,必須堅持處理完,歸到適當的下一步去。

5. 冠軍高效系統cps——「安排」

要點:將適當的「行動任務」安排到今日的日程、時程上。掌握「安排」的成功關鍵。(注:再次說明待辦事宜的內容如果沒有安排,則無法落地,那麼始終停留在代辦事宜裡面。今天心情好就多做點,心情差就少做點,做的內容是否有偏差由於沒有安排和計畫,也無法比較。因此只有真正的安排才是克服惰性的開始。)

* 日曆上的約會與任務安排,最好是排80%-90%滿,保留一些時間彈性,以應付突發事件與延長的時間需求;

* 有些約會與任務的調動,必須與上級、相關人員事先溝通,取得共識與同意;

* 每天最好將你精力最充沛的乙個連續的時間段保留起來(例如早上9-11點),執行一天當中最重要的行動任務;

* 安排適當的時間去執行適當的行動任務,要依據任務的優先序,再看你的精力狀況而決定。

我的心得與需要改進的地方

* 沒有主動地安排任務到日程裡,而是被動地記錄、有被時間推著走的感覺;要學習主動地安排,感受那種時間盡在掌握的快樂!

* 要主動地將任務安排到日程上,將同型別的任務集中在一起完成

6.冠軍高效系統cps——「執行」

執行就是確保完成今日日程安排的所有「行動任務」,向你的目標邁進。(注:對於執行主要談兩個重點,執行是否是按照計畫進行的?沒有按照計畫進行的突發事件有多少?另外乙個方面則是執行的結果如何保證。我做了一件事情,跟做了一件事情達到預期的輸出和效果完全是兩回事。)每一天的三種工作狀況:

* 事先安排好的工作;

* 新增的:必須做幾次「收集」、「處理」與「安排」,來清理一遍你手上新增的任務清單。

* 突發的工作:每一天都會有很多臨時發生的事情或其他人有急事找你,你總是必須花點時間來處理。

掌握「執行」的成功關鍵:

* 當上司或是客戶有緊急要求,讓你必須調整時間段,應該先依照優先序來比較判斷。如果現在正在執行的任務更重要,應該先與對方溝通,取得建議或是諒解;

* 約束自己,不要對不重要的、突如其來的任何事項與干擾立即反應,除非它是極度重要又極度緊急的,否則應該堅守優先序的原則。

* 約束自己,不要在做事中途自己去找一些不相干的事來打斷自己的工作(這是許多人的一種逃避方式)。

* 今日事今日畢,你今天安排的任務事項完成的比例,將決定你當天對工作的掌控程度與成就和滿足感。當你完成乙個任務事項後,可以在執行清單上打個鉤或標上「ok」,或者就畫個笑臉,這樣可以促使你繼續為下一件事而愉快地努力。

7.冠軍高效系統cps——「規劃」

* 收集大掃除

* 回顧你的人生、事業藍圖願景,以及未來1-10年各階段的目標里程碑,確認你的大目標方向,將新想到的行動寫入到你的「收集中心」

* 訂出下一周照顧自己身體、心靈的計畫;

* 檢視你的所有的專案,包括公事和私事,清理調整每乙個專案清單上的行動任務;

* 檢視一遍你所有記錄的未盡事宜,包括「收集中心」,各種「場合」要執行的行動任務,「以後決定「的,以及在下週日程上已經安排了的,做一次全面的」整理「與」安排「,同時將每一項行動任務與你的人生事業目標比對,確保方向正確。

* 清理所有已完成事項,挑出需要做一周工作匯報的,歸檔需要保留的,刪除所有不需要保留的。

成功關鍵習慣:

* 每週一次清空你腦袋裡所有的想法,把它們全部寫下來;

* 堅持每週排定乙個不會被打擾的時間段,做你每週的回顧檢視與下週的計畫。

* 把你的」周計畫時間「通知其他人,取得諒解,讓他們勿來打擾;

* 將」規劃-周計畫」變成你每週的乙個神聖的儀式,讓你重新整裝待發。

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