2135億背後的雙11專案協作怎麼玩？

2018天貓雙11已經收官，2135億元的成交額再度重新整理紀錄，這是一場阿里巴巴經濟體的深度協作。

在這個大協作專案中，專案協作難題難以想象：如何保證眾多部門、百個核心產品、千個垂直專案、幾千人的的高效協作？如何在雙11之前，讓所有的產品、技術、專案準備就緒？

這背後，離不開阿里巴巴一站式企業協同研發平台——雲效的支援。

工具支撐專案協作，資訊自動同步

傳統的專案協作方式主要依靠excel、文件、郵件等工具，資訊散落，這種方式對幾人小團隊的協作可能還行，但對雙11這種涉及眾多部門、百個核心產品、幾千人參與的大專案，要實現專案的進度同步、任務的高效流轉顯然是行不通的。

工欲善其事，必先利其器。在阿里，整個雙11專案協作主要借助一站式協作研發平台雲效（阿里內部叫aone）來進行。

那麼，雙11是如何借助雲效（aone）來做專案協作管理的呢？

從雙11專案的組織結構說起

雙11這種大促活動，涉及到阿里內外部非常多的部門，為了保障大促的整體有序推進，會有大的指揮部和具體的執行小組。

在專案啟動之初，指揮部需要確定本次雙11需求的大致範圍，如營銷玩法、招商、會場等，做到心中有數。其次，要盡快敲定各子模組的人選。把人員定下來後才能做好專案分解，保證後續的有序推進。

專案集分層管理，橫縱視角檢視整體進展

按照雙十一的組織結構，各層負責人——指揮部、bu隊長、橫向pm、垂直pm等需要站在自己的視角進行專案的分層管理。

在雲效（aone）裡，專案的分層管理通過專案集來實現。

雲效（aone）的專案集會自動彙總所有關聯專案的工作項、計畫、進度及風險，專案集pm在專案集裡制定整個橫向的時間計畫，並check關聯專案健康度是否良好、整體進度、各專案交付時間，同時處理上公升上來的風險；

在明確了雙11基本需求範圍及子專案人選之後，大pm（指揮部）在雲效（aone）上搭建好雙11的專案集框架。

2018雙11專案集示例

專案pm建立好相應的子專案集/子專案，建立子專案時，可以在雲效（aone）裡選擇相應的專案模板——敏捷研發、業務空間或瀑布式研發。

雲效（aone）專案模板示例

專案集和專案的管理秘籍——里程碑、風險、進展管理

在進行專案集或子專案的管理時，有幾個關鍵點需要特別關注:

（1）專案計畫管理

專案集及專案的pm要在設定好專案大的關鍵里程碑點，如大促的ko、招商上線、會場上線，功能預演等，並安排好各個模組對應的負責人和check人員。

設定好後，雲效將按時間軸展示里程碑，透出是否延期等資訊。

專案集pm可以檢視專案集所有關聯專案的里程碑計畫，及里程碑進展。

（2）專案風險管理

大pm要識別專案中的風險，做到及時溝通及資源協調。風險的識別可以來自於對關鍵專案的把控，也可以來自於子pm對風險的上報。

站在專案集視角，雲效（aone）支援檢視所有風險，也支援只關注上公升上來的風險，實現風險的漏斗式管理。

（3）專案進展管理

專案和專案集的進展管理有所不同：

專案pm會關注每項工作項的進展，雲效（aone）支援用看板清晰的管理各項工作項進展：

專案集pm則主要關注關聯專案的整體進度，以及涉及的主要風險，這就需要各關聯專案及時更新專案進度、健康度等，至少做到一周更新反饋一次。

（4）專案定期彙總

各項目的進度最好在每週的專案週會或週報上做同步彙總。

雲效支援編輯會議紀要的同時指派任務，並進行任務跟蹤。

雲效的專案週報功能，可以根據專案內的里程碑、風險、質量情況等，幫助專案pm和專案集pm快速形成乙份專案週報。

經過這幾個步驟，各個pm都可以非常清晰的看到一次雙11專案的進度、風險及各個模組的健康情況，雲效（aone）工具就是這樣幫助雙11更透明的做專案管理的。