介紹
我們都聽過這樣一句話：酒香不怕巷子深。不過現在，即使是最好的酒，沒有做好產品宣傳，可能也一樣被埋沒。在職場中也是一樣，工作做得再好，如果不懂得適時地展現出來，領導、同事也不會知道。那如何展現呢？有的時候，我們需要用說話的方式表現，而有的時候，除了說話之外，寫作也是我們展現自己、傳遞資訊的有力**。
你可能已經發現了，在工作中，經常會有用到書面寫作的地方，例如，匯報工作用的總結報告，溝通往來用的商務郵件，以及策劃方案、會議紀要等等。但是，具體到每個人，你會發現：
同樣是發郵件溝通某件事情，有的人長篇大論，說得不清不楚，讓你看完之後完全不知道要幫他做什麼；但有的人發的郵件，卻清晰明了，讓你一眼就能知道他的意圖和要求。
同樣是匯報工作，有些人寫的總結報告，提交給上級，上級總是隨便掃一眼，就丟在一邊；而有些人寫同樣的內容，卻能快速抓住上司的眼球，讓上司在繁忙的間隙，就能抽出時間快速讀完。
同樣是寫乙份方案，有的人想到哪兒寫到哪兒，不僅自己寫得糊里糊塗，讓看的人也雲裡霧裡，完全不知道他要表達什麼？而有的人，方案不僅結構清晰，還提供了有理有據的資料支援，得到了可行的行動策劃。
所以，商務寫作能力，可能比你想象得更加重要。《富比士》雜誌的創始人——馬爾克姆·富比士就曾經說「一封好的商務信函，可以讓你得到一次面試的機會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財富」。可見，寫作在傳達資訊的同時，還可能帶來意想不到的機會。
接下來，我們將要揭開清晰寫作的秘密，那就是用結構化思維去組織材料和寫作，讓你的內容符合人腦的思維習慣，你的受眾才能更快地掌握你要傳達的資訊。
具體來說，涉及兩個部分，乙個是寫什麼，乙個是如何寫。在正式動筆之前，我們需要先確定寫作內容和側重點。只有當你知道對方想知道什麼樣的資訊，並且在寫作過程中有所側重，才能讓對方對你的寫作內容產生興趣。接下來才是具體的寫作過程，在動筆之前，需要先構思大綱，按照邏輯一步步從素材推導到最終的主題，然後，在框架已經明確的前提下，填充豐富內容，最後則是修改內容。
這樣寫出的文章，就能條理清楚、邏輯清晰，讓讀者一目了然。
寫作前的準備：確定寫作方向
課前思考
場景一：你以為親戚想要轉行從事和你相同的職業，現在他想拜託你寫一篇入職以來的工作經歷和感想，指導他的轉行；
場景二：你的領導要求你乙個月後上交一篇紙質的工作匯報，匯報主題時你進入公司後的工作成果和感想。
思考一下，同樣是對於自己工作的總結分享，在這兩個場景中，你覺得他們對你分享的期待有何不同？你撰寫的側重點會有什麼不同？
如何確定寫作內容
這部分可以用這麼一句話來概述：以立場定目的，以物件定內容。
商務寫作，與文學創作有乙個很大的不同，就是商務寫作的每一篇都是為了達到一定的目的、傳遞必要的資訊。所以，在寫作之前，如果我們沒有搞清楚寫這篇文章的目的，就很難找到寫作的側重點，而如果花了大功夫傳達的資訊卻不是最重要的，結果自然也就很難達到預期了。
我們看個例子，比如說，某老闆最近發現公司的效率不高，是因為層級太多，導致資訊傳遞很慢。於是，他想通過減少組織層級的方法，來解決這個問題。但是呢，這種方案在實際執行後，會遇到很多阻力，沒法一刀切地進行推進。於是，他給hr部門布置了乙個任務, 寫乙份組織架構調整方案。
那麼，在這種情況下，如果你不夠了解老闆的意思，方案的大部分內容都是在說具體組織層級如何調整、組織架構會長成什麼樣子、未來的人才需要有什麼不同要求等等，就搞錯重點了。你應該把方案的重點放在，關於這種做法在實際中可能遇到的問題，以及相應的解決方案。
因此，寫作的目的，需要在提筆之前就想好。在正式開始寫作之前，你需要先分析寫作內容的側重點。如果不是目標讀者需要的資訊，即使你之後的框架和論據再好，也很難得到對方的認可，從而達不到你的寫作目的。
既然明確文章的寫作目的非常重要，那我們怎樣才能知道文章的寫作目的和寫作重點呢?
具體的方法是：先通過提問、觀察和側面了解的方式，盡可能確定目標受眾與你的立場是否一致，是否存在資源約束。然後用遊說矩陣來把場景進行分類,相應地確定四種不同情況下的寫作側重點。
首先，是通過提問、觀察和側面了解的方式，對照問題清單，盡可能地了解兩個問題:
第一，你的讀者是不是同意你想要表達的觀點，也就是他和你所持的立場是否一致?
第二，即使他同意你的觀點，和你立場一致，但是他在行動的時候，是不是存在客觀環境和外部資源的約束，也就是說，他原本想這麼幹,但是由於外界的影響，最終卻不能這麼做。
例如我們上面講的例子，其實老闆是想通過減少組織層級來提高效率的，但是他知道在實際行動時，會遇到很多問題，有客觀環境和外部資源的約束，只是苦於沒有解決這些約束的方案，所以暫時沒辦法這麼做。
具體如何採用提問、觀察和側面了解的方式呢？我們也來舉個例子，假如你要為客戶提供乙個解決方案，就可以在前期與客戶的交流中，詢問他對於某些常規方案的態度如何、是否接受、是否覺得可行，如果不可行，那麼困難在何處。如果沒有前期交流的機會，或者不方便直接提問，則可以通過觀察，看客戶以往對別人所提方案的立場和表現出的顧慮有哪些。如果沒有直接觀察的機會，就只能從客戶公司的現狀、以後的戰略等等方面來側面了解了。
通過提問、觀察和側面了解的方式，知道了對方是否同意你的觀點是否還存在客觀環境和外部資源的約束後，接下來做什麼呢？就是確定寫作目的的第二步，根據對問題的了解，對應遊說矩陣，判斷出屬於哪一種情況，進而有針對性地確定寫作的重點。所謂遊說矩陣，其實就是乙個矩形圖，用於確定遊說別人時應該採取哪種策略。具體來說，根據對方與你的立場是否一致，以及是否存在約束，細分為四種情況。
我們先舉個例子來說明，如果你的老闆讓你寫乙份策劃案，是關於舉辦元旦慶祝晚會聚餐的，預算金額大概是5000元。
第一種情況，如果你與老闆的立場一致，且不存在資源約束，那麼這時候的寫作，就可以只簡單提供給對方他需要知道的事實。比如在這個例子中，你找到了乙個合適的場地，可以舉辦元旦晚會，這個場所離工作的地點近、選單品種豐富、要價也在預算之內。可以推測，老闆應該會「與你立場一致」，而且也不存在資源約束問題。那麼這時候的寫作任務就比較簡單，你只需要把這個場所離工作的地點近、選單品種豐富、要價也在預算之內等資訊，傳遞給你的老闆就好了。
第二種情況，如果你與老闆的立場一致，但是出現了資源約束問題，那麼寫作的時候，就需要側重於解決問題，也就是對受約束的問題，提供你的解決方案。還是上面的例子，假設你找到了乙個各方面都很合適的場地，但是要價是6000元，超出了預算。這時候，可以**，你的老闆可能仍然和你立場一致，但這時有了預算的約束。因此，想要達到目標，你在寫作時，就必須側重於解決問題，比如你可以對選擇這個場所的好處自問自答，把事情分析清楚，力圖使他覺得雖然超支1000元、但是非常物有所值"。或者也可以告訴老闆，如果這次能多提供1000元的預算資金，你會在另外乙個活動中節約出這1000元的預算開支等。
第三種情況，如果你與老闆的立場不一致，但是不存在資源約束，那麼在寫作的時候，內容就應該強調你的建議能帶來的好處，說服對方轉換立場，同意你的建議。還是上面的例子，如果經過調研，你打算提出新的建議，慶祝元旦的方式由聚餐改為去看話劇演出，整體的票價在預算之內。在這種情況下，可能老闆不同意你的立場，因為他的立場是聚餐，而你提出的立場是看話劇演出，但不存在預算約束。所以，你寫作的側重點，就應該是強調看元旦話劇演出的好處，想辦法說服你的老闆，讓他轉換立場。比如說，看元旦話劇，更能夠給員工留下特殊的回憶等等。
最後一種情況，如果你與老闆的立場不一致，並且還存在資源約束，那麼在寫作時，就要先說服對方轉換立場，再解決相關的約束問題。比如還是上面的例子，如果你想建議用看一場元旦話劇演出代替原來的聚餐，而且演出的整體票價也超過了預算。在這種情況下，老闆不僅可能不同意你的立場，且還存在預算約束，此時你寫作內容的重點，就應該是先表明看元旦話劇演出的好處，想辦法說服你的老闆，讓他轉換立場，再對預算超了的問題提出解決方案。
這裡補充一下，如果無法通過提問、觀察和側面了解的方式，確定寫作物件的立場和資源是否存在約束，最保險的辦法是，把它當做第四種情況，也就是立場不一致，並且存在資源約束來寫作。這樣的內容面面俱到，可以讓目標受眾自由選擇細讀所需要的部分。但是另一方面， 也會花費更多的寫作時間，針對性更弱，所以說這是在你無法了解受眾的情況下的保守方案。
總結最後我們再總結一些，今天我們先了解了結構化寫作，然後學習了如何確定寫作內容的兩個步驟：
1. 分析目標物件：
通過提問、觀察和側面了解的方式，主要了解以下兩部分內容：
①第一層次，對方(你的目標受眾)是否與你所持立場一致？
②第二層次，對方是否存在客觀環境和外部環境的約束？
2. 根據你的答案，運用"遊說矩陣"找到寫作內容的側重點：
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這一章我們分析了作者與讀者之間的關係，進而明確了寫作內容的側重點。但是，知道了寫作的重點，只是知道了寫作的大致方向，並不代表你能夠寫出好的內容了。所以接下來，我們再來一起學習如何組織內容、搭建結構，把資訊清晰地表達出來，讓別人更容易看懂，成功實現我們的寫作目的。
學以致用
某公司的總經理吩咐秘書做乙份採購計算機的預算，這位秘書通過了解得知，計算機更新速度非常快，租賃配置相對新的計算機也是一種可行的方式，而且租賃計算機的成本和購買計算機差不多。於是他打算寫乙份報告，向總經理匯報了解到的情況，並且建議用租用計算機的方案來代替購買計算機。
1）此案例中，總經理可能的立場和資源約束是什麼？
2）請你利用遊說矩陣，寫出這份報告的側重點。
結構化 半結構化和非結構化資料
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結構化 半結構化和非結構化問題
結構化程度 是指對某一決策問題的決策過程 決策環境和規律，能否用明確的語言 數學的或邏輯學的 形式的或非形式的 定量的或定性的 給予說明或描述清晰程度或準確程度。按照決策問題的結構化程度不同把決策問題分成結構化問題 半結構化問題和非結構化問題三種型別。1 結構化決策問題 結構化決策問題相對比較簡單 ...