如何提公升會議效率

確認會議是否真的需要發生，確認與會者是否真的需要互相交流，減少與會者的數量能為每個人節省時間，包括會議中的人員和那些不參會的人，與會人員少可能令會議更快結束，不參會人員則能處理其他事件。

你有沒有準時參加會議，發現只有約四分之三的與會者在場？這個時候會議領導人是否說：「好吧，讓我們等幾分鐘讓更多的人到達」？

思考一下以上言論給我們帶來的資訊，你這個按時出現的人因為準時到場而受到懲罰。相反，遲到的人被告知遲到沒有任何後果。你有多可能準時參加這位領導人舉行的下次會議？

有一些公司在會議開始後會把所有額外的椅子都搬走，迫使遲到者站起來。雖然這種技術可能是極端的，但它確實反映了人們應該尊重時間的想法。

同樣地，如果我們要遲到，盡量讓會議開展人提前知道。簡單地出現遲到可能會向其他與會者傳送一條訊息，對我們而言，會議並不重要。

如果我們是主持人，我們應該嘗試按時結束會議。若與會者有其他的承諾，這樣遲到對他們和他所承諾的人是不公平的。例如我們可以看到周圍的朋友在部落格中暗示會議的拖延，「該會議應該在中午結束：我的胃在12點05分發出了咆哮聲。」

如果會議涉及文件、狀態報告或其他需要審閱的材料，在會議之前將它們傳送給與會者可以節省時間，甚至可能使會議不必開展。

會議開展人應該時刻警惕會議偏離主題，做太多分散的討論，毫無疑問，會議偏離主題百分百會讓它變得冗長而低效。

就像我們的生活和工作的其他方面一樣，在你的會議中，首先嘗試解決最重要的問題。盡可能地讓這些重要問題得到解決，這樣即使你的時間用完了，所剩下的問題就不是那麼重要了。

在會議期間我們很容易被邊緣問題分散注意力，如果發生這種情況，我們可能會失去對議程和會議本身的控制權。這時候，我們可以這樣問自己：

這個問題現在是否真的需要解決？是否需要解決繼續會議？

如果不是，請考慮「停放」它，將問題先記錄下來，然後繼續會議。如果這個問題確實需要立即解決，我們可以這樣考慮：

當前的與會者中，是否大部分與會者都需要解決該問題？

如果是這樣，並且這個問題很重要，您可能確實需要花時間與其他與會者解決，否則，備註到會議記錄上。

在會議後的一段時間，分發會議記錄以便大家檢視該次會議的精華內容，確保每個人員清楚會議成果和相應的任務責任。在沒有會議記錄的情況下，會出現不清楚誰說了什麼，誰承諾了什麼，誰應該做什麼的問題，如果這些問題浮現的話，會議的後續行動可能會進行得更慢。