如今，軟體開發越來越複雜，軟體的功能也越來越豐富。而幾乎所有成熟的商業軟體，都是乙個開發團隊齊心協力的血汗結晶。「羅馬不是一天建成的。」，當我們震撼於microsoft windows的驚世巨著的同時，也道聽途說了一些微軟公司軟體工程是如何的完善和規範。軟體專案管理的成敗是控制開發成本的關鍵環節。這裡面，少不了貫穿其中的重要步驟——軟體文件。
軟體文件可以分為開發文件和產品文件兩大類：
開發文件包括：《功能要求》、《投標方案》、《需求分析》、《技術分析》、《系統分析》、《資料庫文件》、《功能函式文件》、《介面文件》、《編譯手冊》、《qa文件》、《專案總結》等。
產品文件包括：《產品簡介》、《產品技術***》、《評測報告》、《安裝手冊》、《使用手冊》、《維護手冊》、 《使用者報告》、《銷售培訓》等。
一、開發文件
1.《功能要求》——**於客戶要求和市場調查，是軟體開發中最早期的乙個環節。客戶提出乙個模糊的功能概念，或者要求解決乙個實際問題，又或者是參照同類軟體的乙個功能。有軟體經驗的客戶還會提供比較詳細的技術規範書，把他們的要求全部列表書寫在文件中，必要時加以圖表解說。這份文件是需求分析的基礎。
2.《投標方案》——根據使用者的功能要求，經過與招標方溝通和確認，技術人員開始書寫《投標方案》，方案書一般包括前言、需求分析、技術方案、專案管理、技術支援、系統**、專案進度等。
3.《需求分析》——包括產品概述、主要概念、操作流程、功能列表、注意事項、系統環境等。以《功能要求》為基礎，進行詳細的功能分析，列出本產品是什麼，有什麼特殊的概念，包括那些功能分類，需要具備什麼功能，該功能的操作如何，實現的時候該注意什麼細 節，客戶有什麼要求，系統執行環境的要求等。這裡的功能描述跟以後的使用手冊是一致的。
4.《技術分析》——包括技術選型、技術比較、開發人員、關鍵技術問題的解決、技術風險、技術公升級方向、技術方案評價，競爭對手技術分析等。以《需求分析》為基礎，進行詳細的技術分析（產品的效能和實現方法），列出本專案需要使用什麼技術方案，為什麼，有哪些技術問題要解決 ，估計開發期間會碰到什麼困難，技術方案以後如何公升級，對本專案的技術有什麼評價等。
5.《系統分析》——包括功能實現、模組組成、功能流程圖、函式介面、資料字典、軟體開發需要考慮的各種問題等。以《需求分析》為基礎，進行詳細的系統分析（產品的開發和實現方法），程式設計師根據《系統分析》，開始在專案主管的帶領下進行編碼工作。
6.《資料庫文件》——包括資料庫名稱、表名、欄位名、字段型別、字段說明、備註、字段數值計算公式等。以《系統分析》為基礎，進行詳細的資料庫設計，必要時可以用圖表解說，特別是關聯式資料庫。
7.《功能函式文件》——包括變數名、變數初植、功能、函式名、引數、如何呼叫、備註、注意事項等。以《系統分析》為基礎，進行詳細的說明，列出哪個功能涉及多少個函式，以便以後程式設計師修改、接手和擴充套件。
8.《介面文件》——包括軟體外觀、介面素材、編輯工具、檔名、選單、按鈕和其它介面部件的要求，這裡與軟體完成後的執行介面是一致的。
9.《編譯手冊》——包括伺服器編譯環境、作業系統、編譯工具、編譯器版本資訊、目錄說明、程式生成、源程式檔案列表、makefile配置及其相關程式的對應關係列表。客戶端的編譯過程、編譯結果、編譯示例、編譯環境、作業系統、編譯工具、原始檔列表和製作安裝程式的過程。
10.《qa文件》——包括產品簡介、產品原理、產品功能列表、功能描述、功能流程、執行結果、資料庫結構、測試要求等，提供給軟體測試人員使用。
11.《專案總結》——包括專案簡介、專案參與人員和開發時間、專案風險、管理過程、專案功能列表、專案結構特點、技術特點、對專案的公升級建議、對以後的專案的建議、人員工作情況等。
二、產品文件
1.《產品簡介》——包括公司背景、產品概念、適用範圍、產品功能、功能特點、執行要求和公司聯絡位址等。
3.《疑問解答》——列出使用者關心的問題和處理方法，用於解答軟體的操作功能和解決使用者的疑難問題。
4.《功能介紹》——以《需求分析》為書寫基礎，包括軟體介紹、軟體結構、功能列表、功能描述等。
5.《技術***》——以《技術分析》為書寫基礎，包括功能實現、技術選型、關鍵技術問題的解決、技術方案特點、技術公升級方向等。
6.《評測報告》——第三方的權威評測報告。包括評測目的、評測範圍、評測環境、評測內容、實測資料、效能表現、結果分析和評測總結等。
7.《安裝手冊》——包括系統環境、執行平台、產品安裝過程、初始環境設定、安裝記錄等。
8.《使用手冊》——包括產品簡介、功能列表、功能描述和解釋、功能操作、客戶服務和****等。
9.《維護手冊》——包括產品簡介、系統須知、初始環境設定、系統配置、資料管理和備份、技術問題解答和****等。
10.《使用者報告》——包括產品簡介、購買時間、使用目的、使用時間、使用地點、實施過程、出現問題和解決、產品總結和建議等。
11.《銷售培訓》——包括專案簡介、產品功能、產品特點、商業優勢、系統執行環境、適用範圍、目標客戶等。
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