月結與年結處理,是企業財務比較特殊而重要的業務操作。在實施與推廣oracleerp系統過程中,如何結合現行的會計制度與慣例,充分利用軟體功能,做好相應的關賬、開賬工作,是困擾許多企業財務人員乃至實施顧問的乙個熱點問題。為此,筆者提出自己一些解決思路,供同仁參考。由於時間緊迫,錯漏之處在所難免,歡迎商討及指正。
一、什麼是月結處理
通常,企業財務部門每月末終了都要對該月賬務進行檢查,進行結算處理。例如將當月的製造費用結轉為生產成本,在部門間分攤公共費用等等;並製作、列印相關的報表與分析報告。最後才關閉本期期間開啟下月期間,開始下個月的賬務處理。
oracleerp是乙個由多功能模組共同組成的電子商務系統,包括賬戶處理及事務處理兩大部分,其中總賬稱為賬務處理系統,而其他模組,例如:應收、應付、資產、庫存,稱之為業務處理系統,習慣上叫:子系統。由於大量業務資料在子系統中完成,oracle月結的流程已不僅僅停留在總賬系統層次上,因此要按一定的順序依次核對子系統的賬務,並關閉子系統會計期間,最後才關閉總賬期間。通常建議按如下順序進行月結關賬流程:
關閉採購期間》關閉庫存期間》關閉應付期間》關閉資產期間》關閉應收期間》關閉總賬期間
二、月結處理與期間關閉
子模組的月結業務,通常就是確保所有的當月業務已經完成,在子模組中執行相應的報表,並與總賬中所對應的科目進行對賬。對有差異的部分查詢原因,合理的在總賬中加以調整,做到賬賬相符。
下面來看看如何按順序關閉子系統的期間:
(1)關閉採購會計期間
1、執行「採購訂單明細報表」、「採購訂單和發放明細報表」、「未結採購訂報表(按採購員)」「開啟採購訂單報表(按成本中心)」等報表,顯示出訂購的數量和實收數量,並對其進行核對(路徑:報表》執行);
2、執行「未開票接收報表」,檢視並核對其中的資料(路徑:報表》執行);
3、對於費用採購類的期末應計會計,執行「接收應計 - 期末」流程,將採購日記賬匯入總賬(路徑:報表》執行);
4、及關閉採購期間(路徑:設定》財務系統》會計》控制採購期間)。
(2)關閉庫存會計期間
1、確保當月所有事務處理已經完成,並且匯入總賬;
2、檢視當月是否存在待定事務處理,要求有關人員處理(路徑:檢視事務處理》待定物料事務處理);
3、關閉庫存會計期間(路徑:會計關閉期間》庫存會計期)。
(3)關閉應收會計期間
應收模組的多數業務基於訂單管理模組和庫存模組的操作,因此應收模組的月結應該在訂單管理模組和庫存模組月結後才能關閉會計期。
1、提交「未完成發票報表」、「未核銷收款登記表」等程式,檢查是否存在未完成狀態的發票、貸項通知單及「記賬」狀態的收款等(路徑:報表》會計);
2、執行自動開票,確保當月發票已經完全從訂單系統匯入(路徑:介面》自動開票);
3、執行匯入總賬系統的程式,確保當月發票、收款等已經完全匯入總賬系統(路徑:介面》總賬管理系統);
4、關閉應收會計期間(路徑:控制》會計》開啟/關閉期間)。
(4)關閉應付會計期間
應付模組的多數業務基於採購模組和庫存模組的操作,因此應付模組的月結應該在採購模組和庫存模組月結後才能關閉會計期。
1、執行「發票登記」程式,檢查是否存在未審批、需要重新審批的發票、貸項通知單等(路徑:其它》請求》執行);
2、執行「應付賬款管理系統會計核算流程」、「將應付賬款傳送至總賬」,確保當月事務處理完全傳送到總賬(路徑:其它》請求》執行);
3、執行「建立成批增加」,確保採購固定資產、在建工程發票資訊傳送到了固定資產模組(路徑:其它》請求》執行);
4、關閉應付會計期間(路徑:會計》控制應付款期間)。
(5)關閉固定資產會計期間
資產模組期間一般在應付期間關閉後才進行關閉,以防止有當期固定資產採購未建立資本化。
1、請檢查是否存在新增固定資產或者在建工程未匯入(路徑:成批增加》準備成批增加);
2、確認所有資產被指定分配行,如果資產未被指定到分配行,則期末的折舊程式不能完成,期間也不能關閉。執行「未分配給任何成本中心的資產列表報表」可確定哪些資產未被指定到分配行。針對這些資產,指定其分配行資訊。(路徑:其它》請求》執行)
3、執行未關閉期間的折舊,確保折舊的日記賬賬務正確,並且已經匯入到了總賬(路徑:折舊》執行折舊);
4、執行折舊關閉期間(路徑:折舊》執行折舊)。
(6)採用每月結轉損益的處理(可選)
如果企業月末需要結轉損益的,還要根據需要將收入、費用結轉到本年利潤科目。通常我們採用手工日記賬或者經常性日記賬的方式來完成。注意,由於需要保留每個科目的餘額供生成報表,因此通常採用定義乙個虛擬收入科目、乙個虛擬費用科目方式,並在總賬模組生成如下分錄:
借: 虛擬收入科目 本月總收入
貸:虛擬費用科目 本月總費用
借/貸: 本年利潤科目 本月總收入-本月總費用|
(7)成本差異分攤
前提:請確保子模組賬務都已經匯入總賬,所有的人工/匯入日記賬已經過賬。
以下以標準成本法下的成本差異分攤為例,給出乙個通常的做法:
對於採購**差異、發票**差異,每月末按原材料、自製品、庫存商品、銷售成本的月末價值權數分攤,在總賬作如下分攤處理:
借:銷售成本 - 產品
產成品 - 差異
半成品 - 差異
原材料 - 差異
貸:成本差異 - 材料價差
成本差異 - 發票價差
對於wip物料用量、資源效率、製造費用差異,每月末按當月完工的產品價值分攤,在總賬作如下分攤處理:
借:銷售成本-產品
產成品 - 差異
半成品 - 差異
貸: 成本差異 – 材料量差
成本差異 – 資源效率差異
成本差異 – 製造費用差異
對於標準成本調整差異,在原材料、自製件、產成品、銷售成本月末價值權數分攤,在總賬作如下分攤處理:
借:銷售成本-產品
產成品 - 差異
半成品 - 差異
原材料 - 差異
貸: 成本差異 – 成本調整差異
使用平均成本方法,一般來說差異都比較小,可以直接結轉到當月的銷售成本中去。如果確實需要分攤,也可以按標準成本差異類似的原則進行分攤。
(8)關閉總賬會計期間
1、確保所有日記賬過賬後,執行「試算表 - 明細」,核對餘額,確保正確(路徑:其他》請求);
2、關閉總賬會計期間(路徑:設定》開啟/關閉)。
第二部分 oracle ebs 如何月結對賬
在oracle系統處理月結業務時,需要遵循一定的操作順序。
這些業務,牽涉到相應的模組,包括:應付模組、採購模組、庫存模組、應收模組、薪資模組、固定資產和總帳模組等
在oracle系統中,總帳模組處於財務核算的核心地位,它從其他模組中接收財務資訊。
總帳接收到的財務資訊與子模組業務必須保持一致,才能保證整個系統的帳務是正確的,所以要進行對帳。
後面將描述一下模組之間的關帳順序及模組間關帳要完成的步驟
一、oracle ebs 月結應付(ap)對賬順序
步驟,1、檢查業務是否全部錄入;
2、檢查是否有 未驗證、暫掛發票、審閱暫掛並釋放暫掛;
3、更新到期的遠期的付款狀態;
4、檢查應付業務是否生成分錄;
5、建立會計分錄並傳送至總帳並過帳;
6、確認應付分錄全部傳送至總帳;
7、建立成批增加;
8、確認及核對**商餘額;
9、關閉應付會計期間;
10、開啟新的會計期間;
二、oracle ebs 月結採購(po) 對賬順序
1、審閱和確認採購訂單;
2、檢視接收事務狀態例外;
3、檢視並處理已接收但未入庫的接收事務;
4、總帳匯入日記賬並複核後過帳;
5、完成 應付 步驟1-6;
6、執行「應計重建調節報表」及「接收應收-期末處理」;
7、完成 應付 步驟7-9;
8、執行年終保留款處理流程;
10、關閉採購期間;
11、開啟下一採購期間;
三、 oracle ebs 月結庫存/wip 對賬 專題貼
1、將所有事務處理入賬;
2、核查om挑庫未發運;
3、檢查庫存介面;
4、審閱庫存期間所有事務處理;
5、檢查是否未核算成本的事務處理;
6、事務分配傳送至總帳;
7、核對期末存貨價值和總帳相關科目值;
8、驗證在製品值;
9、關閉應付和採購會計期間;
10、關閉庫存會計期間;
四、 oracle ebs 月結應收(ar) 對賬
1、確認應收業務處理完畢;
2、執行工作流後台流程(可以安排後台計畫執行);
3、執行自動開票(可以安排後台計畫執行);
4、確認介面中無記錄;
5、確認應收業務全部完成;
6、確認應收分錄全部傳送至總帳;
7、應收業務傳送至總帳並過帳;
8、確認及核對客戶餘額;
9、關閉會計期間;
10、開啟新的會計期間;
11、還原匯兌損益及手續費;
五、oracle ebs 月結薪資和固定資產 對賬
1、檢查所有的薪資業務已經完成;
2、正確進行成本計算;
3、薪資分錄傳送至總帳;
4、在總帳中匯入薪資分錄;
5、複核總帳中未過帳分錄並過帳;
6、完成將要結帳期間的所有固定資產的事務處理;
7、執行各這就賬簿的折舊程式;
8、生成分錄-過帳到總帳;
六、oracle ebs 月結總帳 對賬
1、匯率維護;
2、確保總帳介面表中的記錄都已經匯入為憑證;
3、確保所有憑證都已經過帳;
4、執行試算平衡表及確認餘額;
5、選擇外幣重估;
6、執行經常性憑證,結轉損益類科目餘額;
7、選擇合併帳套;
8、關閉總帳會計期間;
9、開啟下乙個總帳會計期間;
10、為關閉總帳期間執行最終fsg報表;
11、憑證列印及歸檔
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