2011-04-25 09:43
位元網it168** 絕地蒼狼
在erp專案中，三分軟體、七分實施、十二分基礎資料。可見基礎資料對於erp專案的重要性。而基礎資料中重中之重的又非物料基礎資料莫屬。在實際工作中，對基礎資料整理時往往需要根據物料的性質對其進行分類。在系統中體現的就是物料型別這個字段。這裡需要注意的是，物料型別這欄位不僅僅只是乙個產品分類的描述資訊而已，其後台還會涉及到很多的控制。在這篇文章中，筆者就以sap
erp系統的物料型別為例，跟大家討論一下物料分類控制的重要性。
一、 物料型別可以控制資料的維護部門
在傳統的物料分類，可以分為成品、原材料和半成品。而不同的物料型別，其往往對應的維護部門是不同的。如成品可能只需要銷售、生產、倉庫、財務等部門維護即可，採購部門不需要維護這方面的資訊。各個部門維護不同的資訊。而作為半成品，則只需要有生產部門與財務部門來進行維護。可見不同的物料，其需要維護的部門是不同的。
在erp系統中，就可以通過物料型別來實現一定的許可權控制。如採購部門無法維護成品的相關資訊，甚至連相關的資訊都看不到，要實現這方面的需求的話，要預先在後台進行相關的配置。
另外需要注意的是，在實際工作中，還可能存在這種情況。對於物料資訊這一塊資料，企業可能有統一的人員維護。即本來要各個部門維護的資訊，都會集中到某個使用者那邊。有這個使用者統一在系統中更新。這可以提高基礎資料的準確性與規範性。如果要實現這一點，那麼就可以通過物料型別的控制，將相關檢視更改與建立的許可權集中在某個使用者身上。其他使用者只能夠查詢資訊，而無法更改資訊。
二、 控制**與資料是否同時更新
當某個物料發生交易時，如入庫交易，那麼系統中一般會產生兩個文件：物料文件和會計文件。物料文件會更新庫存數量，而會計文件會更新庫存金額。一般情況下，在更新庫存數量的同時，會更新庫存金額。如企業入庫某個原材料，數量為100，單價為10元。此時單據審核後，庫存數量就會增加100，而這個原材料的庫存金額就會增加1000。
但是，在實際工作中，往往會有數量與**不同時更新的情況。如企業存在客供品的情況。即企業的某個原材料是有客戶提供的。在這種情況下，企業主要關注客供品的數量，而不關注客供品的價值。因為這個客供品不屬於企業，企業當然也不能夠將其算入到庫存金額中去。當客供品入庫時，只能夠更新數量，而不能夠更新金額。在這種情況下，也需要通過物料型別來控制。如筆者為讓企業設定乙個客供品的物料型別，然後將這個型別設定為只更新數量、不更新**的機制。以實現這目的。
另外需要注意的是，在實際工作中，為了加強客供品的管理，往往還需要為其專門設定乙個「客供品」的倉庫。無論這個倉庫在實際倉庫管理中是否存在，在系統中都需要這麼設定。然後在倉庫級別中，也可以設定這個倉庫不納入mrp計算。
最後需要提醒的是，有些材料雖然也是客戶提供的，但是本質上並不屬於客供品。如是客戶賣給企業，然後企業再利用這些原材料生產產品，再賣給客戶。也就是說，客戶提供的原材料是有償的，而不是無償的。遇到這種情況時，往往需要將這個客戶即當作客戶又當作**商來處理。做正常的銷售與採購業務。然後在財務結帳時，讓系統作乙個自動沖銷的處理。
三、 是否允許採購或者自製?
通常情況下，作為生產企業來說，成品一般都是自製的，而原材料一般都是外購的。不過也有例外的情況。如某些產品，可能由於企業技術或者產能的限制，無法自己生產，而是自己外購，然後再發給客戶。此時就可以對產品再進行細分。如a類產品必須有企業自己生產(可能為了配方等的安全)。b類產品在企業產能不足時可以外購(如委外生產)。而c類產品則是完全外購(如企業沒有這方面的裝置)等等。
在系統中往往也需要做這方面的控制。如將企業具有自主智財權的產品由於人為的疏忽外包給其他廠商進行生產，那麼就可能給企業導致不比要的損失。在系統中要能夠控制，將這種產品外包時，系統會提醒或者根本不允許發生這種交易。
要實現這個控制，就可以通過物料型別來實現。首先企業應該根據實際的情況，對產品進行合適的分類。如可以將成品分為成品-外購、成品-自製、成品-一般三類。其中第一類的話，必須外購;第二類則必須企業自己生產;第三類的話企業可以根據實際情況選擇自製還是外購。然後根據不同的物料型別，在系統後台進行相關的配置，以實現對應的控制要求。
四、 自動過賬到哪個科目
上面談到過，在入庫時會自動產生乙個會計文件。如藉原材料、貸應付帳款等等。現在需要解決的問題是，某類產品該過賬到哪個總帳科目?通常情況下，成品入庫時會過賬到產成品科目。而原材料入庫時，又會根據實際情況，分別過賬到原材料或者輔助材料等科目。在入庫交易發生時，這些會計文件都是系統自動生成的。為了減少工作量，不需要使用者手工指定入賬的科目。但是系統又要知道到底入的是哪乙個科目。此時就需要使用者事先進行確認才行。
在物料型別定義時，可以設定某種物料在過賬時所對應的科目。如輔助材料過賬到輔助材料科目。然後在輔助材料入庫時，系統會擷取這方面的資訊。然後在自動過賬時，就會對應到準確的科目中去。為此在物料型別分類時，不僅僅要考慮到物料的性質，而且還需要考慮到財務核算的需求。在實際專案工作中，討論物料型別時，筆者一般都會要求財務人員當場。需要向他們確認，在同乙個物料型別中的產品，是否會過賬到不同的科目。如果存在這種情況的話，那麼這個分類就不是很合理。
五、 物料的編碼範圍控制
物料除了名字之外，必須要給與乙個物料編碼。這個物料編碼可以是外部給號，而可以讓系統自己編碼。如果讓系統自己編碼的話，往往需要體現產品的分類。如成品以1開頭，原材料以2開頭等等。很顯然，這個物料的編碼原則是與物料型別緊密關聯的。在實際工作中，也是通過物料型別來實現對物料編碼的控制。在erp系統中，可以根據物料型別來設定物料的編碼是手工編碼還是系統編碼。如果是系統編碼的是，不同的物料型別對應的號碼段分別是多少。雖然系統允許不同的物料型別共享同乙個號碼段，但是從管理的角度來看，並不贊成這麼做。還是乙個物料型別對應乙個號碼段為宜。
從以上的分析中可以看出，物料型別的分類關係到後台很多方面的控制。如果物料型別一旦分錯了，則後續的調整將會遇到比較大的挑戰。萬一物料型別分錯了，該如何處理呢?在後續筆者將會對這個話題展開進行說明。
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