及時資訊工具是一把雙刃劍，如果使用不當，可能會導致企業和員工陷入水深火熱之中。 人性可能不會改變，但技術卻會改變。im在為人們提供便利的同時，也留下了讓員 工、監管部門和執法
者跟蹤的痕跡。和電子郵件一樣，im資訊也被視為有法律效應的檔案。如果違反薩班斯·奧克斯利法案 ( sarbanes-oxley ) ，企業就可能被傳喚。律師會要求提供工作場所的im資訊進行起訴。
美國醫學協會可通過健康保健提供者的im資訊，尋找違反健康保險可移植性和責任法案的證據。 監管部門可能會通過im查詢資訊，這不是企業員工唯一擔心的問題。今年在一起案件中，雅虎指控公司的一些曾任員工使用im散布商業機密和技術資料，並與雅虎的新創對手分享，而im通訊內容成為了這起官司的主要證據。 無論喜歡與否，im仍在我們的工作和生活中存在。企業都在千方百計地阻止員工使用im，而微軟、google和雅虎等卻在為im增加新的功能，加速im的使用。
有分析師**，在不久的將來，im會取代電郵成為電子通訊的首要工具。 據網際網路與美國生活專案 ( pew internet and american life project ) 2023年進行了一項調查顯示，在美國每10個成年人中有4人使用im，該專案報告的聯合作者 amanda lenhart稱："毫無疑問，im會進一步普及，隨著技術的發展，im會在家庭和辦公室更為流行。"在這種形勢下，企業如何利用im來提高生產率，維持對員工的信任，同時又降低安全風險？
首先，企業老闆和他們的it團隊必須意識到，im與電郵一樣會留下痕跡，可以被保留和輕易地進入。最近，摩根斯坦利投資銀行同意支付1500萬美元解決美國 ** 交易委員會對銀行未能保留電郵資訊進行的調查。隨著im應用的進一步擴大，對電子郵件方面的監管和立法規定會在im中得到體現，確保im資訊在伺服器和個人使用者電腦上保留備案就顯得尤為重要。
其次，老們們應明白im會使業務運營更為有效，生產力永遠不會取代保護。對員工使用im進行限制引起了嚴重的問題，一般來說，當員工知道自己使用im被監控時，他們會規範地使用。呼叫中心早就意識到了這一問題，他們有意識地隨機保留錄音資訊以用於審核和培訓之目的。一旦這些政策被執行，企業關於im方面的規定就會進一步增強。 今後，企業一是應該規範im政策規定，明確什麼資訊用於im，什麼資訊用於面對面、**、電郵、傳真以及傳統的郵遞方式等。二是要簡便培訓。如果一項政策在企業內不能正確地得到傳達，它就會失去效力和強制力。要使一般員工和ceo都明白，im是企業官方的通訊工具。
三是要增強強制力，確保im政策的執行。
四是要使用it工具，對im的安全和政策執行進行調查。如果企業不能很好地控制和管理im，im就可能被濫用，企業就必然對此負責。
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